Lücken im Belegungsplan? 10 Tipps diese zu füllen

Lücken im Belegungsplan? 10 Tipps diese zu füllen

Jeder Hotelier hat diesen einen Traum vom perfekt ausgelasteten Belegungsplan. Doch leider ist die Realität oft eine andere: auf die Hauptsaison, wo das Hotel aus allen Nähten platzt und jedes Zimmer die maximale Belegung erreicht hat, folgt die Nebensaison, wo Buchungslücken keine Seltenheit sind. Doch wie entstehen diese und was kann proaktiv gemacht werden um Lücken zu vermeiden bzw. sie zu füllen?

Entstehung von Buchungslücken

Saisonale Nachfrageschwächen, Events oder sportliche Großereignisse in einer anderen Region, für die Saison untypisches Wetter oder auch ein schlechter Wechselkurs sind nur einige Gründe für die Entstehung von Lücken im Belegungsplan. Zudem kommen weitere Faktoren je nach Standort des Hotels noch dazu. So kann sein, dass das Stadthotel in der Kleinstadt zu anderen Zeiten von Buchungslücken betroffen ist, als das Wellnesshotel an der Skipiste. Sehr stark beeinflussen natürlich Saisons das Buchungsverhalten der Gäste. Viele Gäste können sich nur in bestimmten Zeiträumen Urlaub nehmen, oder sind aufgrund des Ferienkalenders der Kinder an bestimmte Zeiträume gebunden. Daraus entstehen Saisons, an denen Hotels eine massive Nachfrage erfahren und sich von Anfragen kaum währen können. Auch kann das Wetter die Nachfrage stark beeinflussen, positiv sowie negativ. Gute Vorhersagen locken Spontanbucher, plötzliche Wettereinbrüche allerdings lassen Buchungslücken aufgrund von Stornierungen entstehen. Zu all diesen Gründen kommen noch viele weitere Faktoren hinzu, die sich von Hotel zu Hotel unterscheiden. Fakt ist jedoch, dass die meisten Hotels leiden unter Buchungslücken und wissen oft nicht, wie diese effizient und proaktiv vermieden und geschlossen werden könne.

10 Tipps um Lücken im Belegungsplan zu füllen

Diese Tipps können helfen, unabhängig vom Grund der Entstehung der Lücke, sie effizient zu schließen und im zweiten Schritt weitere zu vermeiden. Anders als das typische Erstellen von Last-Minute-Angeboten als einzige Option für nicht gewinnbringende Lückenfüller, sollen diese Tricks Lücken füllen, allerdings nicht um jeden Preis, sondern effizient und proaktiv.

  1. Stammgäste persönlich mit Newsletter ansprechen

    Newsletter sind heutzutage keine Seltenheit mehr. Doch ein personalisierter Newsletter, der an den vergangenen Urlaub erinnert und mit einem attraktiven Angebot lockt, kann Aufmerksamkeit erregen und Stammgäste auch mal dazu verleiten, an einem für sie untypischen Zeitraum zu buchen. Für eine Buchungslücke im Frühling zum Beispiel, werden Gästegruppen gefiltert, welche Spontanbucher sind und generell im Frühling kommen, allerdings in diesem Jahr noch nicht gebucht haben. An all diesen Gästen kann dann ein Newsletter mit Angeboten für die Lücken im Belegungsplan geschickt werden und somit werden inaktive Gäste reaktiviert.

  2. Newsletter smart verschicken

    Nicht nur der Empfänger muss passend sein, sondern vor allem auch der Zeitpunkt. So ist es nicht besonders sinnvoll alle Newsletter an einem Zeitpunkt zu versenden. Sehr viel effektiver ist es, jeden Newsletter an dem für den Empfänger sinnvollen Zeitpunkt zu verschicken. Eine automatisierte Software wie Smart Host kann diesen Prozess für Sie übernehmen.

  3. Dynamische Preise

    Dynamische Preise können bei kurzfristigen Lücken im Belegungsplan helfen diese zu überwinden und sogar Gewinne zu optimieren, indem der Preis dynamisch an Nachfrage und Angebot angepasst wird.

  1. Sich mit einzigartigen Paketen von der Konkurrenz abgrenzen

    Jedes Hotel unterscheidet sich von der Konkurrenz und genau diese Alleinstellungsmerkmale (engl. „unique selling points“ oder „usp“) können verwendet werden, um ganz spezielle Pakete zu schnüren. Diese besonderen Pakete unterscheiden sich dann nicht nur von der Konkurrenz, sondern können auch bewusst genau an jenen Zeiträumen angeboten werden, an welchen man vielleicht schon vom Belegungsplan lesen kann oder von den letzten Jahren weiß, dass die Gefahr für Buchungslücken besteht. Ein Beispiel: ein Wellnesshotel besitzt eine kleine Berghütte und kann so ein Paket bilden, wie zum Beispiel „Der Berg ruft! Kurzurlaub im Wellnesshotel mit einer Nacht in unserer urigen Berghütte – die perfekte Kombination für Verliebte.“

  1. Lokale Events hervorheben und damit werben

    Im Dorf oder der nahen Nachbarschaft findet genau zu einem Zeitraum an welchem letztes Jahr bereits eine Lücke im Belegungsplan zu erkennen war, eine traditionelle Veranstaltung statt. Warum nicht dieses Event auf der Website oder im Newsletter kurz vorstellen? Vielleicht interessiert genau ein solches traditionelles Fest oder ein spezielles Theater im Dorf Gäste und macht so auch die Nebensaison interessant.

  1. Alternativ-Angebot anbieten

    Es scheint als würden sich Gäste abgesprochen haben: jeder möchte für den gleichen Zeitraum buchen, und natürlich genau dann, wo eh schon alles ausgebucht ist. Hier ist es wichtig die Anfragen nicht zu ignorieren, sondern dem Gast ein für ihn attraktives Alternativangebot zu senden. Dieses Angebot kann perfekt eine Lücke füllen und wer weiß, vielleicht ist genau dieser Gast in der Wahl seines Urlaubs flexibel und würde für ein attraktives Angebot auch zu einem alternativen Zeitraum den Urlaub buchen.

  1. Mindestaufenthaltsdauer für diesen Zeitraum aufheben

    Erkennt man eine deutliche Buchungslücke, so bietet es sich an für diesen Zeitraum die Mindestaufenthaltsdauer aufzuheben. Der Trend geht zurück zum Kurzurlaub, daher begrüßen vor allem Spontanbucher, welche für Buchungen bei Lücken in Frage kommen, nicht zwingend eine bestimmte Anzahl an Nächten buchen zu müssen. Auch für die Reservierungsabteilung wird es so einfacher Lücken genau zu füllen.

  1. Variabler Anreisetag

    Auch der Anreisetag sollte für diesen Zeitraum flexibel sein und nicht vorgegeben. Ein bestimmter Anreisetag, kann Spontanbucher abhalten zu buchen. Gäste schätzen eine besonders flexible Gestaltung ihres Urlaubs. Daher ist es sehr wichtig jegliche Zweifel, ein Angebot tatsächlich zu buchen, gleich aus dem Weg zu räumen.

  1. Schnell auf Anfragen reagieren

    Spontanbucher buchen nicht nur spontan, sondern entscheiden sich häufig auch sehr schnell für ein Angebot. Sie holen sich durchschnittlich 2 bis 4 Angebote ein und buchen zeitnah eines dieser Angebote. Folglich ist es ausschlaggebend, besonders bei Anfragen für Zeiträume mit Buchungslücken-Gefahr, besonders schnell mit einem guten Angebot auf die Anfrage zu antworten.

  1. Neue Zielgruppen lokalisieren

    Gibt es vielleicht zusätzlich zu den schon bekannten Zielgruppen des Hotels, noch weitere, welche an einer Buchung zu gewissen Zeiträumen interessierte sein könnten? Oft ist der Fokus ganz klar auf bestimmte Gästegruppen gerichtet. Doch es kann sich lohnen für einen Moment abzuschweifen und versuchen auch andere Gästegruppen zu erreichen, welche genau diese Lücken im Belegungsplan füllen können.

Lücken erfolgreich schließen!

Zusammenfassend kann man sagen, Lücken im Belegungsplan kennt jeder noch so erfolgreiche Hotelier, doch mit einigen Tricks können sie richtig geschlossen und vielleicht sogar vermieden werden. Smarte Newsletterkampagne versendet an die richtigen Empfängergruppen zum richtige Zeitpunkt, dynamische Preise, attraktive Angebote, schnelle Beantwortung der Anfrage, Alternativen anbiete und auch mal über den Tellerrand hinausschauen und neue Zielgruppen ansprechen – diese Tipps werden Ihnen helfen Lücken zu schließen!

Smart Host erkennt Lücken im Belegungsplan!

Die Smart Host Software erkennt Buchungslücken automatisch und schlägt proaktiv Newsletterkampagnen für bestimmte Zielgruppen vor. Dabei vergleicht die Software den Buchungsvorlauf vom Vorjahr mit dem Buchungsvorlauf für das heurige Jahr und erkennt so die Lücken.