Hygienemaßnahmen und Abstandsregeln

So kontaktlos wie nötig – so persönlich wie möglich

Nun, da viele Hotels wieder ihre Türen für Gäste öffnen dürfen, stehen neue Herausforderungen an: Hygienevorschriften, Social Distancing, Abstandsregeln und nicht zu vergessen, der Schutz der eigenen Angestellten. Deswegen wollen wir Ihnen Anregungen geben, was Sie jetzt schon tun können, um die neuen strengen Auflagen zu erfüllen.

Vorbereitungen treffen und kommunizieren

Hotel- und Tourismusverbände arbeiten bereits auf Hochtouren im Austausch mit Experten an Leitfäden. Die ersten Sicherheits- und Hygienerichtlinien wurden beispielsweise in Österreich bereits erstellt und was sich nun schon herauskristallisiert hat, ist, dass Kontakt mit Gästen nur unter Einhaltung strenger Hygieneregeln und mit Abstandsbestimmungen möglich sein wird.

Hierzu gehört auch die Vermeidung so vieler Ansteckungsquellen wie möglich. Das heißt für viele Hotels, dass Dekorationselemente in Zimmern oder beispielsweise auf dem Restauranttischen vorläufig weichen müssen und öffentlich zugängliche Bereiche noch regelmäßiger gereinigt und desinfiziert werden müssen.

Gerade jetzt ist es wichtig, dass Sie ein eigenes Hygienekonzept für Ihr Haus erstellen und dieses auch mit Ihren Gästen kommunizieren. Zum einen können Sie dies natürlich über Ihre Website oder Ihren Blog tun, zudem eigenen sich Ihre Newsletter auch hervorragend dazu die neuen Maßnahmen offen und ehrlich zu teilen. Wichtig dabei ist, dass auch Ihre Mitarbeiter stets vorab informiert werden, denn diese werden vorab und vor Ort viele „neue“ Fragen beantworten müssen.

Kontaktloser Service geht das?

Auch wir konnten uns bis vor kurzem noch nicht vorstellen, wie kontaktloser Service in der Hotellerie nach COVID-19 aussehen soll. Eigentlich ein undenkbares Szenario. Doch mit den aktuellen Begebenheiten muss auch der Service angepasst werden.
Gerade vor dem Urlaubsantritt können Sie durch eine Pre-Stab-Umfrage Ihren Gästen Ihre Angebote „kontaktlos“ anbieten. Wichtig ist dabei, dass Sie ganz klar kommunizieren, dass Sie dem Gast keine Angebote aufzwingen möchten, er aber jetzt schon die Möglichkeit hat zu planen, was er während seines Aufenthalts in Ihrem Haus gerne erleben möchte.

Sie haben so die Möglichkeit, Ihren Gästen das best möglichste Erlebnis unter Einhaltung aller Richtlinien zu bereiten. Pre-Stay-Umfragen und digitale Gästemappen sind für den kontaktlosen Service und eine umfassende Kommunikation unabdinglich und helfen Ihnen alle wichtigen Informationen an den Gast zu bringen. Wichtig hierbei, vermeiden Sie Papier so gut es geht.

Was müssen Sie auf Ihre Check-Liste setzen?

Wir haben uns die Frage gestellt, was für Sie nun alles zu beachten ist und eine kleine Liste der wichtigsten Punkte für Sie erstellt. Diese wird sich in den kommenden Wochen noch einige male ändern und erweitern. Nichtsdestotrotz möchten wir Ihnen schon einmal eine kleine Hilfestellung zur Verfügung stellen.

Informationen

  • Informationen zum Haus digitalisieren
  • Hygienemaßnahmen auf einem Blick online und offline für den Gast zugänglich machen
  • Digitale Speisekarte erstellen
  • Hilfreiche Tipps für den Urlaub und zur Region online verfügbar machen

Kommunikation

  • Auf Onlinekanäle zurückgreifen
  • Unter Vermeidung von Papier alle wichtigen Informationen kommunizieren
  • So digital wie möglich und so persönlich wie gewohnt

Digitaler Serice

  • Digitale Formulare erstellen und bereitstellen
  • Digitaler Meldeschein als Alternative zu Papier
  • Online Abwicklungen von Angeboten
  • Zimmerservice, Tischreservierung und Zimmerreinigung via Online-Buchung anbieten

Hygienemaßnahmen

  • Desinfizieren von Oberflächen und öffentlichen Bereichen, so oft wie möglich
  • Laminieren von Infomaterial und Aushängen
  • „Digitale Arme“ der Rezeption schaffen

Digitale Möglichkeiten nutzen

Digitale Lösungen können Sie in dieser Zeit unterstützen. Nutzen Sie die Möglichkeiten von Pre-Check-Ins via Pre-Stay-Umfragen. Lassen Sie alle wichtigen Informationen Ihrer Gäste bereits online, vor der Anreise, ausfüllen. So müssen die wichtigsten Daten nur noch vor Ort schnell und reibungslos unterschreiben werden.

Natürlich ersetzt das nicht die notwendigen Vorkehrungen von passenden Abstandsregeln, Bodenmarkierungen, Spuckschutz in Form von Plexiglasscheiben und Masken. Aber digitale Lösungen können die Kontaktzeiten mit Gästen verkürzen und so Risiken minimieren. Wiederholte Wege zur Rezeption können verringert werden, indem Angebote online buchbar gemacht werden. Implementieren Sie bargeldlose Zahlung in allen Bereichen Ihres Hauses, da auch digitale Form der Bezahlung denBrutboden für Viren reduziert.

Kommunizieren Sie mit Ihren Gästen

Wichtig ist, teilen Sie Ihren Angestellten und Ihren Gästen mit welche Maßnahmen Sie zur Einhaltung der Hygienevorschriften treffen. So schaffen Sie Vertrauen und ein Gefühl von Sicherheit in dieser neuen Situation. Kommunizieren Sie über die Ihnen zur Verfügung stehenden Kanäle: Newsletter, Pre-Stay-Emails, Social Media, auf Ihrer Website und vor Ort. Die Informationen für Ihre Gäste können zusammenfassend in drei wesentlichen Punkten zusammengefasst werden:

  1. Hygieneregeln für Gäste und Angestellte
  2. Verhalten der Mitarbeiter
  3. Vorkehrungen Ihres Hauses

Reduzieren Sie so gut es geht haptische Gegenstände die Quellen für Vieren und Bakterien sein können und teilen Sie Ihren Gästen mit, welchen Änderungen es in Ihrem Haus gibt.

Best Practice Beispiel

Sie wissen am besten, welcher Ton zu Ihnen und Ihren Gästen passt, vertrauen Sie auf Ihre Erfahrung als Gastgeber. Wir möchten Ihnen an dieser Stelle noch einen kleinen Anreiz geben, damit Ihnen die Aufgabe der Vermittlung der Hygienemitteilungen und Regeländerungen vielleicht ein wenig leichter fällt.

  1. Wählen Sie einen passenden Einstieg und lassen Sie Ihren Gast wissen, dass Sie Ihre Wünsche hören und Sie Ihnen diese schon vorab mitteilen können.
  2. Digitalisieren und erweitern Sie Ihre Hausregeln und teilen Sie diese Ihren Gästen zeitnah mit. Diese können beinhalten:
    • Check-In und Check-Out-Regeln
    • Neue Regelung für Zimmerreinigung
    • Tischreservierungsmöglichkeiten, Bar- und Zimmerserviceregelung
    • Richtlinien für die Spa-Nutzung kommunizieren
    • Mögliche Änderung im Angebot
  3. Geben Sie Ihren Gästen die Möglichkeit alle nötigen Informationen für den Check-In Online vor der Anreise zu übermitteln.

Das wichtigste, lassen Sie sich von der Bürokratie nicht unterkriegen. Ihre Gäste freuen sich gerade jetzt, mehr denn je, auf einen Urlaub in Ihrem Haus.