Häufig gestellte Fragen – FAQs

Smart Host allgemein

Was ist Smart Host?

Unsere Gästemanagement Software unterstützt Sie dabei, aus vorhandenen Daten zufriedenere und loyale Gäste zu machen. Ohne Schulungen, ohne versteckte Kosten und ohne Mehraufwand. Smart Host ist mehr als nur eine Software. Smart Host ist die Unterstützung für das gesamte Hotel – von der Rezeption bis zum Gastgeber. Wir kreieren durch personalisierte Gästekommunikation eine höhere Gästezufriedenheit, eine bessere Hotel-Gast-Beziehung und damit mehr Direktbuchungen. Sie können sich auf Ihre Rolle als Gastgeber konzentrieren. Smart Host übernimmt den Rest.

Smart Host ist:
– einfach zu bedienen
– macht aus Erstbesucher Stammgäste
– steigert den Umsatz

Aus welchen Modulen besteht Smart Host?

Smart Host besteht aus drei Modulen: dem Gästemodul, dem Kampagnenmodul inklusive Kampagnenbaukasten und dem optionalen Angebotsmodul.

Wer in meinem Hotel nutzt Smart Host?

Smart Host wird von der Rezeption, der Marketingabteitung und dem Hotelier aktiv genutzt. Darüber hinaus profitieren auch andere Abteilungen, wie zum Beispiel das Restaurant oder das Housekeeping, von Smart Host.

Die Rezeption nutzt Smart Host, um Anfragen zu beantworten, das Housekeeping und Restaurant bezüglich spezieller Wünsche zu informieren, zur Anreisevorbereitung, um so einen individuellen Check-In zu garantieren und zur persönlichen Gästebetreuung während des gesamten Aufenthaltes.

Die Marketingabteilung nutzt Smart Host, um segmentierte Marketingkampagnen zu starten, das heißt Newsletter einzupflegen und zum für den Gast richtigen Zeitpunkt zu versenden, und um Performance-Zahlen auszulesen. Mit Informationen wie Buchungsverhalten, kundenspezifische Anforderungen, demografische Daten und Umsatz wird die Rentabilität der Marketingkampagnen, vor allem bei E-Mail-Marketing, erhöht.

Hotelier: Kennt den Gast bereits vor der Anreise, kann die Performance der Newsletter beobachten, Buchungslücken frühzeitig erkennen und rechtzeitig eingreifen, sowie eine gute Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen unterstützen.

Welche Gäste spreche ich mit Smart Host besonders an?

Das besondere an Smart Host ist, dass Sie Gäste durch unsere Module stets personalisierte und interessensspezifische Angebote und Anschreiben erhalten. Der Gast erhält so auf seine Wünsche und Bedürfnisse abgestimmte Newsletter und Angebote zu erhalten.

Mit dem Smart Host Kampagnenmodul werden vor allem Bestandskunden angesprochen, da dieses Modul auf potentielle Gäste ausgerichtet ist, die Ihren Newsletter abonniert haben. Smart Host unterstützt Sie dabei Gäste vor Ort noch besser zu betreuen und erhöht so die Chancen Erstbesucher zu Stammgästen zumachen.
Zudem erreicht Smart Host mit gezielten Kampagnen den Gast auf einer persönlichen Ebene und spricht ihn basierend auf seinen Interessen und Buchungspräferenzen an.

Das Gästemodul ist die perfekte Ergänzung zu Ihrem bestehenden Hotelprogramm (PMS),da Sie hier Zusätzliche Informationen aus unserer Pre-Stay-Umfrage einsehen können. Sie können auch hier mehr über die Interessen und Wünsche Ihrer Gäste erfahren und den Aufenthalt in Ihrem Hotel noch persönlicher gestalten. 

Mit unserem Angebotsmanager sprechen Sie jeden Gast an, der sich für eine Buchung in Ihrem Hotel interessiert. Durch die einfache Handhabung dieses Moduls können sie innerhalb kürzester Zeit optisch ansprechende Angebote erstellen. Die automatischen Anfragen-, Buchungs- und Zahlungserinnerungen unterstützen Sie bei einer schnellen und professionellen Kommunikation mit Ihren Gästen.

Fragen zum Gästemodul

Was kann das Gästemodul?

Das Smart Host Gästemodul überzeugt mit sehr einfachen, übersichtlichen Gästeprofilen, welche Interessen und Vorlieben, Buchungsvorlauf, vergangene Präferenzen, Reisezeit, Buchungsquelle, Reisegrund, Aufenthaltsdauer und -häufigkeit, und die Gesamtausgaben beinhalten. Alle Informationen werden in den intelligenten Gästeprofilen an einem Ort klar und übersichtlich gespeichert. An- und Abreiselisten, Listen für das Restaurant und für das Housekeeping, sowie weitere Listen mit ausgefilterten Werten können gedruckt oder digital dargestellt werden.

Wie nutze ich das Gästemodul?

Unser Gästemodul ist die perfekte Ergänzung zu Ihrem bestehenden Hotelprogramm (PMS). Alle Informationen aus der Pre-Stay-Umfrage sind in den einzelnen Gastprofilen hinterlegt. Wir bieten Ihnen eine optisch ansprechende Benutzeroberfläche, die einfach zu bedienen ist und Sie mit Zusatzinformationen über Ihren Gast versorgt. In diesem Modul finden Sie Interessen des Gasts, Saison- und Buchungspräferenzen sowie die gesamte Gasthistorie auf einen Blick. Zudem bieten wir die Option verschiedene Listen zu drucken, die mit den Informationen aus unseren Pre-Stay-Umfragen angereichert sind. Wir bieten die folgenden Listenoptionen an: Housekeeping, Rezeption, Restaurant, Smart Host, Geburtstage, Interessen. Diese Listen können für die einzelnen Abteilungen individuell eingesetzt werden.

Unterschied PMS Gästeprofile und Smart Host Gästeprofile

Smart Host ersetzt nicht die Gästeprofile Ihres PMS. Das Smart Host Gastprofil vereinfacht die Check-In Vorbereitung, indem bereits vor des ersten Aufenthalts der Gäste im Haus Informationen durch Pre-Stay-Umfragen gesammelt werden. Bei dieser Umfrage wird abgefragt, was der Reisegrund ist, welche weiteren Interessen der Gast hat und ob sonstige Wünsche vorliegen. Upselling wird so zum Kinderspiel!

Fragen zum Kampagnenmodul

Was kann das Kampagnenmodul?

Mit Hilfe dieses Moduls werden die intelligenten Gastprofile analysiert und eine automatische Segmentierung nach Interessen, Reisezeit, Buchungspräferenzen durchgeführt. So werden segmentierte Empfängerlisten erstellt. Diese sind auf die Präferenzen Ihrer Empfänger abgestimmt. Daraufhin werden Marketing-Kampagnen automatisiert vorgeschlagen. Kampagnen können dank dynamischer Inhalte im Kampagnenmodul mit wenigen Klicks erstellt werden. Alle unsere Kampagnen sind auf Zielgruppen ausgerichtet und nach Empfängern, Reisezeit und Inhalt optimiert.

Wer zu den automatisch vorgeschlagenen Kampagnen noch Weitere erstellen möchte, der kann in unserem Kampagnen-Baukasten zusätzliche Kampagnen erstellen. Hier können Sie Newsletter nach Zielgruppe, Aufenthaltszeitraum, Buchungstyp, Gasttyp, Gaststatus und Zeitpunkt des letzten Aufenthalts filtern und sie so individuelle Kampagnen nach dem bewährten Smart-Host-Prinzip zusammenstellen.

Gibt es eine limitierte Anzahl für das Versenden von Newslettern und deren Empfänger?

Nein, die Anzahl ist nicht limitiert – bei den von Smart Host vorgeschlagenen Kampagnen, ist eine bestimmte Zielgruppe bereits vorausgewählt, im Kampagnenbaukasten hingegen können Sie selbst bestimmen, an wie viele/welche Gäste Sie Ihren Newsletter verschicken möchten.

Wer schreibt den Newsletterinhalt?

Der Newsletterinhalt, wie Texte und Bilder, wird vom Hotel selbst oder der jeweiligen Marketingagentur erstellt, um dem Stil Ihres Hotels treu zu bleiben und individuelle Newsletter zu verschicken.

Kann ich Newslettervorlagen selbst erstellen?

Die Newslettervorlagen werden in Absprache mit Smart Host erstellt. Layout-Wünsche vom Hotel, werden nach technischer Machbarkeit von Smart Host umgesetzt. Im Kampagnentool können Sie selbst wählen, welches Format der Newsletter haben soll, z. B. wie viele Angebotsboxen im Newsletter enthalten sein sollen und wie die einzelnen Blöcke angeordnet sind. Anhand der Vorschau der einzelnen Varianten kann man sich ein gutes Bild machen und findet bestimmt ein passendes Layout. Nach der Auswahl des Layouts, können Sie gewünschte Bilder, Verlinkungen und Texte hinzufügen.

Kann ich meine eigenen Kampagnen erstellen?

Sie können neben den vorgeschlagenen Kampagnen zusätzlich Kampagnen mit unserem Baukasten erstellen. Das bewährte Smart Host Prinzip ermöglicht Ihnen Kampagnen individuell für verschiedene Gästegruppen mit verschiedenen Präferenzen zu erstellen. So können Sie unterschiedlichste Kampagnen zusätzlich erstellen und sicher sein, dass Sie den richtigen Empfänger, zum richtigen Zeitpunkt mit dem richtigen Inhalt ansprechen. Zusätzlich kann bei der Erstellung der Kampagne aus verschiedenen Vorlagen gewählt werden. In wenigen Klicks erstellen Sie so eigene Kampagnen und erfahren noch vor dem versenden wie viele Empfänger Ihr Newsletter erreicht.

Für welche anderen Marketingzwecke kann ich den Kampagnenbaukasten einsetzten?

Der Kampagnenbaukasten kann natürlich auch zur Zielgruppen-Selektierung jeder anderen Marketingkampagne verwendet werden, z. B. für eine Flyerkampagnen an Gäste mit Interesse in Wintersport oder für den Versand von Weihnachtsgrußkarten an Stammgäste.

Fragen zum Angebotsmanager

Was kann der Angebotsmanager?

Die Vorteile des Angebotsmanager: der Smart Host Angebotsmanager automatisiert und vereinfacht den Angebotsprozess und stellt dabei sicher, dass den Interessen des Gastes angepasste Angebote versendet, Zusatzverkäufe generiert und Alternativen empfohlen werden.

Wie schnell kann ich ein Angebot erstellen?

Dank der Vorlagen, welche dem Design des Kunden angepasst sind, und der einfachen Benutzeroberfläche ist die Erstellung von Angeboten sehr einfach und innerhalb von 2 Minuten ist ein Angebot erstellt und verschickt.

Wieso brauche ich einen Angebotsmanager?

Angebotsmanager sind wichtig um den Überblick über Ihre Anfragen und Angebote zu behalten. Mit dem Smart Host Angebotsmanager erhalten Ihre Gäste nicht nur makellose Angebote, die zudem optisch perfekt aufbereitet sind, sondern auch die passenden Upsellingangebote enthalten. Des Weiteren sind die Angebote, die Sie in unserer Software erstellen können, nach Ihrem Brand-Guide erstellt und repräsentieren so Ihr Haus optisch. Der Smart Host Angebotsmanager ist leicht zu bedienen und Ihr Team kann Angebote in weniger als 3 Minuten erstellen. Zudem erinnert Sie unser Angebotsmanager an ausstehende Angebote und Zahlungshinweise für angenommene Angebote. Erinnerungsmails wie diese werden Ihnen automatisch vorgeschlagen und Sie müssen nur noch auf senden drücken. So geht keine Anfrage mehr verloren.

Mit Smart Host loslegen

Wie funktioniert Smart Host?

Die Integration ist einfach. Über eine Schnittstelle werden Ihre bereits vorhandenen Daten ihres Hotelprogramms in unser System übertragen, strukturiert und Ihnen zur Verfügung gestellt. Aber keine Angst: Unser Tool bietet Ihnen gleichzeitig Handlungsempfehlungen auf Grundlage der Daten. Es ist keine Schulung oder lange Einarbeitung der Mitarbeiter erforderlich.

Welche Systemanforderungen brauchen Hotels für Smart Host?

Hotels benötigen keine besonderen Systemanforderungen, um Smart Host zu verwenden, da das Produkt Web-basierend läuft. Einzig und allein sollte Ihr Hotel ein PMS verwenden, zu welchem eine Schnittstelle besteht.

Zu welchen Systemen hat Smart Host Schnittstellen?

Zur Zeit hat Smart Host zu den gängigen PMS im Alpenraum, wie zum Beispiel ASA, Aida.x, Casablanca, Elite, GMS Hotel Felix und Protel, eine Schnittstelle.

Wie viel kostet Smart Host und wonach richtet sich der Preis?

Für Smarthost fällt eine einmalige Investition für die Installation an sowie ein monatlicher Mietpreis, der abhängig von Ihrer Zimmeranzahl ist. Kontaktieren Sie uns gerne um Informationen zu Preisen oder ein auf Sie zugeschnittenes Angebot zu erhalten

Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit?

Ja, die Mindestvertragslaufzeit beträgt 36 Monate, da ein CRM Zeit und Ausdauer braucht, um Systeme und Teams aufeinander abzustimmen.

Kann ich Smart Host auch in mehreren Hotels implementieren?

Ja, Smart Host kann auch in mehreren Hotels implementiert werden. Daber erhält jedes einzelne Hause seine eigene Smart Host Lizenz.

In welchen Ländern und Sprachen ist Smart Host verfügbar?

Smart Host ist überall verfügbar, vorausgesetzt die Schnittstelle zum verwendeten PMS ist gegeben. Momentan sind die Module von Smart Host auf Deutsch, Italienisch und Englisch verfügbar.

An wen kann ich mich wenden, wenn ich Problem mit der Software habe?

Jedem Smart Host Kunde steht von der Einrichtung der Software an, eine persönliche Kontaktperson für Fragen, Wünsche und zum Austausch zur Seite.

Wie und wann kann ich starten?

Kontaktieren Sie unsere Mitarbeiter und besprechen Sie gemeinsam die schnellstmögliche Vorgehensweise. Sie werden sehen: Smart Host ist nicht nur eine intelligente Lösung, sondern auch sehr einfach integrierbare.
Hier können Sie eine Demo anfordern.

Welche Vorteile hat Smart Host gegenüber herkömmlichen Newslettertools?

Smart Host hebt sich von herkömmlichen Newslettertools ab, da es vordefinierte Newsletterpläne erstellt, welche an die Zielgruppen angepasst sind. Die Erstellung der Newsletter ist sehr einfach und ganz ohne aufwendige Schulungen können in kurzer Zeit erfolgreiche Newsletter erstellt werden. Einzigartig bei der Smart Host Software ist auch die Erfolgsmessung in Euro! Jederzeit können Sie direkt im Tool einsehen, wieviel Umsatz, gemessen an Buchungen, Ihnen ein Newsletter gebracht hat.

Smart Host ist eine sehr junge Firma. Gibt es euch nächstes Jahr überhaupt noch?

Wir sind in der Tat ein junges Unternehmen. Junge Unternehmen haben die Innovationskraft, die es braucht, um ein bahnbrechendes Produkt wie Smart Host zu entwickeln. Haben Sie sich mal gefragt, warum nicht ein etablierter Autoherstellen wie Mercedes, BMW oder Fiat die ersten richtig brauchbaren Elektroautos auf den Markt gebracht hat, sondern ein junges, innovatives Startup namens Tesla?

Smart Host und Datenschutz

Ist Smart Host datenschutzkonform?

Alle Prozesse sind von einem Anwalt geprüft, entsprechen der europäischen Norm und sind DSGVO konform.

Was passiert mit meinen Daten, sobald ich Smart Host in meinem Hotel implementiere? Und wem gehören sie anschließend?

Die Daten unserer Kunden werden importiert und auf unserem System gespeichert. Der Kunde hat jedoch zu jeder Zeit das vollständige Recht über seine Daten. Smart Host verwendet die Daten ausschließlich für die Auftragsverarbeitung, durch den AVV (Auftragsverarbeitungsbertrag) geregelt, welcher mit jedem Kunden geschlossen wird. Alle Daten werden nach DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung) Art. 28 behandelt.