An der Rezeption Gastdaten erfolgreich nutzen

Hotels nutzen ein CRM-System, um ihre Gäste von ihrer Buchung an, über den gesamten Aufenthalt bis hin zu jedem erneuten Besuch zu binden. Jeder Berührungspunkt auf dem Weg, von personalisierten Marketing-E-Mails, über Bestätigungen bis hin zu Umfragen oder Angeboten nach dem Aufenthalt, sagt dem Gast: “Wir verstehen Sie, wir schätzen Sie und wir sind hier, um zu helfen”.

Aber Customer Relationship Management funktioniert nicht von alleine. Egal, ob Sie für ein kleines Boutique-Hotel oder ein großes Ferienhotel arbeiten, ein CRM braucht klare Ziele und Verantwortlichkeiten. Außerdem benötigt man eine schnelle, zuverlässige Software, die im Hintergrund arbeitet, die Gästekommunikation automatisiert, Daten sammelt und umfangreiche Gästeprofile erstellt.

Hinter jeder erfolgreichen CRM-Software steht ein Team von engagierten Hotel Mitarbeitern, die das Programm für unterschiedliche Bereiche nutzen: im Hotelmarketing, an der Rezeption, zur Gästebetreuung, für Sales und in der Geschäftsführung.

Welchen Rolle spielt die Rezeption bei der Nutzung eines CRMs?

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die wichtige Rolle, die die Rezeption im Bereich CRM spielt. Während sich das Marketing darauf konzentriert, die Gäste vor und nach ihrem Aufenthalt zu binden, arbeitet das Front-Office in Echtzeit, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist, sobald der Gast ankommt und fungiert während des gesamten Aufenthalts als zentraler Ansprechpartner.

Das Rezeptionsteam spielt bei der Nutzung des CRMs eine wichtige Rolle, da es mit den Gästen persönlich und am Telefon interagiert. Es ist die Aufgabe des Rezeptionspersonals, die Gäste mit einem effizienten, aufmerksamen und intuitiven Service zu begeistern. Die Rezeption ist auch ein wichtiger Anlaufpunkt für die Datenerfassung. Die Mitarbeiter sollen beim Einchecken und bei anderen Berührungspunkten Gästeprofile überprüfen und Informationen aktualisieren.

5 Tipps für die Rezeption um Gastdaten erfolgreich zu nutzen

1. Mit gutem Beispiel vorangehen

Lassen Sie nicht zu, dass Hotelprogramme und Meetings daran hindern, regelmäßig an der Rezeption präsent zu sein. Lächeln Sie, pflegen Sie eine positive Einstellung und nutzen Sie die CRM-Software, um Interaktionen zu personalisieren und die Erfahrungen der Gäste zu verbessern.

2. Der Gast im Mittelpunkt

Lassen Sie die CRM-Software auf Ihrem Computer offen, aber lassen Sie nicht zu, dass die Technologie Sie von Ihrer höchsten Priorität ablenkt: den Gästen vor Ihnen!

3. Überraschen und begeistern Sie

Wenn Sie Ankünfte und interne Listen überprüfen, suchen Sie nach Möglichkeiten, Gäste mit einem Upgrade, einer Annehmlichkeit, einer Begrüßungsnotiz, einem Telefonanruf oder anderen unerwarteten persönlichen Berührungen zu überraschen. Priorisieren Sie wiederkehrende Gäste, besondere Anlässe, lange Aufenthalte, Direktbucher und finanzstarke Kunden.

4. Holen Sie sich die Unterschrift

Ein wichtiger Schritt beim Einchecken ist die Unterschrift des Gastes auf der Registrierkarte (gedruckt oder digital) und die Erlaubnis, ihm Nachrichten zu senden. Ohne Genehmigung kann es untersagt sein, digitale Mitteilungen zu versenden. Informieren Sie sich über die für Sie geltenden Datenschutzgesetze, einschließlich der neuen allgemeinen Datenschutzverordnung der Europäischen Union.

5. Grenzen respektieren

Menschen können sensibel regieren, wie ihre persönlichen Daten behandelt werden. Überfordern Sie Ihre Gäste nicht, indem zu viele Fragen gestellt oder persönliche Informationen preisgegeben werden (z.B. Details aus Social Media Profilen). Es ist wichtig achtsam zu sein bei Anzeichen von Unbehagen und die Fragen auf Informationen, die man wirklich wissen muss, zu beschränken. Im Laufe der Zeit, wenn die Gäste lernen, Ihrem Hotel zu vertrauen, werden sie eher bereit sein, Informationen preis zu geben.

Verantwortungsbereiche der Rezeptionsleitung mit der CRM-Software

Hinter jedem gut funktionierendem Team steht ein Manager, der seine Arbeitskollegen unterstützt, leitet und eventuelle Probleme versucht zu lösen. Diese 11 Bereiche sollte ein Front- bzw. Back Office Manager immer im Blick haben, damit das Rezeptionsteam möglichst effizient arbeiten kann.

1. Führung

Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter an der Rezeption über das Wissen, die Fähigkeiten und die Ausbildung verfügen, die sie benötigen, um das CRM-System zu nutzen und damit ein Höchstmaß an Gästeservice zu bieten.

2. CRM-Überwachung

Stellen Sie sicher, dass das CRM-System 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche überwacht wird und Gästeanfragen umgehend bearbeitet werden.

3. Vorbereitung vor der Ankunft

Überprüfen Sie die Ankunftsliste jeden Morgen und kennzeichnet Gäste, die besondere Aufmerksamkeit benötigen, einschließlich VIPs, Gruppenorganisatoren und Anfragen, wie frühes Einchecken, bevorzugte Zimmertypen und Annehmlichkeiten im Zimmer.

4. Abteilungsübergreifende Kommunikation

Bringen Sie Gästeanfragen und Sondervereinbarungen an die zuständigen Abteilungen für die Nachbereitung, einschließlich Hauswirtschaft, Gästeservice, Zimmerservice und wenn verfügbar Concierge.

5. Ankommende Gäste

Motivieren Sie das Team dazu, dass jeder Gast bei seiner Ankunft einen herzlichen Empfang erhält und Wünsche und Vorlieben berücksichtigt werden.

6. Loyalität

Priorisieren Sie wiederkehrende oder Stammgäste für bevorzugte Behandlung wie Upgrades, frühes Einchecken und spätes Auschecken. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter Stammgäste erkennen und neue Gäste beim Einchecken in das Treueprogramm einladen.

7. Profilverwaltung

Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter beim Einchecken die E-Mail-Adresse, Handynummer, Postanschrift und Interessen des Gastes in das Gästeprofil eingeben.

8. Interne Gäste

Überprüfen Sie täglich die interne Gästeliste und kennzeichnet Gäste, die besonderer Aufmerksamkeit bedürfen, bei den entsprechenden Abteilungen.

9. Abreisende Gäste

Überprüfen Sie täglich die Abreiseliste, um den Gästen, die besondere Aufmerksamkeit benötigen, zur Verfügung zu stehen.

10. Gäste-Feedback

Lesen Sie Gast-Umfragen und -Rezensionen, sobald sie eingereicht werden, und ergreifen Sie geeignete Maßnahmen, einschließlich der Weiterverfolgung mit Mitarbeitern oder der Kontaktaufnahme mit dem Gast.

11. Übergabe

Stellen Sie sicher, dass bei Schichtwechseln relevante Informationen an die eingehenden Mitarbeiter weitergegeben werden.

Diese Tipps sollen vor allem Rezeptionisten dabei helfen, den CRM möglichst effizient zu nutzen und so das volle Potential der Gastdaten auszuschöpfen. Unterstützung sollte das Rezeptionsteam dabei von der Rezeptionsleitung bekommen. Die 11 wichtigsten Verantwortungsbereiche erinnern den Front bzw. Back Office Manager, was zur Unterstützung des Teams nichte vergessen werden sollte.