Saubere Daten sind die Grundlage für alles. Wir wissen, dass die Datenlage in vielen Hotels eine echte Herausforderung ist – deshalb haben wir spezielle Tools und Verfahren entwickelt, die euch bei der Bereinigung unterstützen. Das passiert einerseits während eures Onboardings, andererseits automatisch vor jedem einzelnen E-Mail-Versand.

Definitiv. Schon vor der Anreise fragt Smart Host automatisiert die wichtigsten Informationen eurer Gäste ab, schlägt Upselling vor und sammelt Wünsche. Nach dem Aufenthalt laufen die Bewertungsumfragen ebenfalls automatisch. Und die Newsletter-Erstellung? Einfacher denn je. Smart Host schlägt euch passende Kampagnen vor – Texte und Bilder gestaltet ihr kinderleicht im Editor.

Ja, und das systematisch. Mit den Smart Host Post-Stay-Umfragen bekommt ihr das Feedback eurer Gäste, bevor es auf Tripadvisor, Holidaycheck oder Google landet. So reagiert ihr rechtzeitig auf Beschwerden – und leitet zufriedene Gäste gezielt auf die öffentlichen Bewertungsportale. Gute Bewertungen in die Welt tragen, schlechte intern abfangen: So verbessert sich euer Bewertungsschnitt fast von selbst.

Der Rücklauf auf die Pre-Stay-Umfragen hängt stark vom jeweiligen Hotel ab. Unter gewissen Umständen sind Rückläufe von deutlich über 50 Prozent möglich. Faktoren, welche den Rücklauf positiv beeinflussen sind u.a. Direktbucher, Stammgäste, kurze Umfragen, hoher Anteil Urlaubsgäste usw.

Eurer Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Ein passendes Segment für eine Facebook-Kampagne? Eine zielgerichtete Postkampagne zu Weihnachten? E-Mail-Upselling an besonders wertvolle Gäste? Alles möglich. Holt das volle Potenzial aus Smart Host heraus.

Nein. Mit Smart Host verschickt ihr beliebig viele Kampagnen an beliebig viele Empfänger. Trotzdem unser Rat: Schont eure Gäste. Ab einem gewissen Punkt nimmt die Wirksamkeit deutlich ab. Selbst von eurem Lieblingshotel wollt ihr wahrscheinlich nicht jeden Tag eine E-Mail bekommen, oder? Wie das mit unserem Überhitzungschutz völlig automatisiert funktioniert, erklärt euch gern unser Team!

Ganz im Gegenteil. Viele Hotels generieren mit Newsletter-Marketing Buchungen von über 100.000 € pro Kampagne. Entscheidend ist der Mehrwert für eure Empfänger. Wenn eure Newsletter die richtigen Gäste zum richtigen Zeitpunkt mit passenden Inhalten erreichen, wirken sie nicht wie lästige Werbung – sondern wie hilfreiche, persönliche Kommunikation. Und genau diese Newsletter bringen Resultate.

Smart Host nutzt die Kraft eurer Daten – automatisiert. Ein gewöhnliches Newslettertool verschickt eine Massenmail und lässt euch im Dunkeln, ob sie etwas gebracht hat. Smart Host holt die Empfänger direkt aus eurem PMS, teilt sie in passende Gruppen auf, schlägt euch den idealen Zeitpunkt vor und macht jede Kampagne messbar.

Ihr selbst – kinderleicht, mit dem Smart Host Editor. Texte schreiben einfacher als in Word? Bilder einfügen? Qualitätssicherung und Fehlervermeidung? Alles im Editor integriert. Ohne eine einzige Zeile HTML erstellt ihr ansprechende Newsletter, die auf jedem Gerät perfekt aussehen – Desktop, Tablet und Smartphone. Solltet ihr das Ganze trotzdem abgeben wollen, dann übernimmt das gern die Smart Host Kampagnenassistenz – Experten und Expertinnen aus der Smart Host Team, die eure Newsletter nach euren Wünschen erstellen und gestalten.

Ein CRM (Customer Relationship Management) ist ein Gästebindungssystem. Mit Smart Host lernt ihr eure Gäste richtig kennen: Interessen, Erwartungen, Präferenzen. Dieses Wissen macht den Unterschied. Ihr bietet euren Gästen einen besseren Aufenthalt vor Ort – als guter Gastgeber, der sie versteht. Gleichzeitig sind diese Informationen die Grundlage für persönlicheres, zielgerichtetes Marketing.

Ja, und zwar auf den Cent genau. Während einfache Newslettersysteme bei Klick-, Öffnungs- und Abmelderaten aufhören, misst Smart Host auch, was wirklich zählt: Anfragen und Buchungen. Wie das geht? Smart Host ist direkt mit eurem PMS verbunden und ordnet Anfragen und Buchungen den jeweiligen Kampagnen zu. Ihr wisst also endlich, ob sich Newsletter-Versand wirklich lohnt – und seht transparent, welchen finanziellen Beitrag Smart Host für euer Hotel leistet.

Auf den ersten Blick wirkt Smart Host umfangreich – diese Sorge hatten viele Hoteliers vor euch. Die Praxis zeigt aber das Gegenteil: Dank hochautomatisierter Prozesse und kinderleichter Bedienung spart Smart Host euch und eurem Team Arbeit, statt welche zu schaffen. Richtig eingesetzt reduziert Smart Host eure Arbeitsbelastung spürbar – und lohnt sich dabei auch finanziell.

Mit dem Smart Host Kampagnenbaukasten stellt ihr eure Empfängergruppen (Segmente) ganz individuell zusammen. Inaktive Stammgäste reaktivieren? Familien mit schulpflichtigen Kindern aus einem bestimmten Bundesland ansprechen? Der Kampagnenbaukasten liefert euch genau die passenden Segmentierungsmöglichkeiten.

Smart Host analysiert eure individuellen Daten und schlägt euch automatisch genau die Kampagnen vor, die zu eurem Hotel und euren Gästen passen. Das Ergebnis: die richtigen Gäste, der richtige Zeitpunkt, die richtigen Inhalte. Unsere intelligenten Kampagnenvorschläge sorgen außerdem dafür, dass ihr keinen Gast zu oft anschreibt – und keinen vergesst. Sobald ein Gast bereits gebucht hat, nehmen wir ihn automatisch aus den Empfängerlisten.

Das Smart Host Kampagnenmodul verwandelt euer Wissen aus dem Gästemodul in zielgerichtete Marketingkampagnen. Ihr sprecht genau die richtigen Gäste zum passenden Zeitpunkt mit den passenden Inhalten an. Stellt euch vor: ein Newsletter an alle eure Gäste gleichzeitig – oder Familien mit Familien-Inhalten, Frühbucher mit frühen Angeboten, Sommergäste mit Sommer-Specials. Der Newsletter an alle funktioniert definitiv schlechter. Smart Host schlägt euch basierend auf euren Daten automatisch optimierte Kampagnen vor. Mit dem Kampagnenbaukasten bestimmt ihr aber auch selbst, welche Zielgruppe ihr ansprechen wollt. Das Beste daran: Dank der Schnittstelle zu eurem PMS sehen wir auf den Cent genau, wie viel Umsatz jede Kampagne gebracht hat – messbarer Erfolg statt Bauchgefühl.

Absolut. Der Smart Host Angebotsmanager spart euch nicht nur Zeit bei der Erstellung – er erstellt Angebote und Erinnerungen automatisch. Keine vergessenen Nachfassmails, keine fehlenden Bestätigungen mehr. Ihr behaltet jederzeit den Überblick.

Nein, unser Anfragemodul ist optional – ihr könnt auch weiterhin euer aktuelles Korrespondenzmanagement-System nutzen. Wichtig ist nur: Euer bestehendes System muss alle Anfragen in eurem PMS hinterlegen. Nur so vermeiden wir Datenverluste zwischen den getrennten Systemen. Ein Hinweis: Ein Angebotsmanagement ohne CRM bleibt immer hinter einer Kombination aus beiden zurück – Stichwort Personalisierung.

Nein. CRM und Angebotsmanager funktionieren auch unabhängig voneinander – auch wenn ihr das volle Potenzial erst entfaltet, wenn beide Produkte zusammenspielen. Für die gleichzeitige Nutzung unserer Module bieten wir euch attraktive Konditionen.

Macht mal die Rechnung: Wie viele Angebote schreibt ihr heute, um eine Buchung zu bekommen? Und wie lange braucht ihr pro Angebot? Mit Smart Host schreibt ihr bessere Angebote schneller. Weniger Aufwand pro Buchung, weniger Zeit pro Angebot. Klingt zu gut, um wahr zu sein? Probiert es einfach aus.

Ja, deutlich. Smart Host Angebote werden in der Regel mehr als doppelt so häufig gebucht wie klassische E-Mail-Angebote. Der Grund: ansprechende Produktpräsentation und echte Personalisierung. Eure Gäste sehen, was sie erwartet – zum Beispiel über ein Bilderkarussell – statt es nur zu lesen. Gleichzeitig entscheidet ihr als Gastgeber, welche Inhalte welcher Gast zu sehen bekommt. Familien sehen andere Angebote als Paare.

Das hängt von der Komplexität und dem Grad der Personalisierung ab. Im Durchschnitt erstellen unsere Kunden ein optisch ansprechendes Angebot in weniger als einer Minute.

Mit dem Smart Host Angebotsmanager beantwortet ihr Buchungsanfragen schnell, persönlich und überzeugend. In Windeseile erstellt ihr maßgeschneiderte Angebote, die sich optisch klar von euren Wettbewerbern abheben. Das Resultat: Mehr Gäste nehmen eure Angebote an – und aus mehr Anfragen werden Buchungen.

Nichts. Wir freuen uns, wenn ihr unser System intensiv nutzt. Verschickt so viele Angebote und Newsletter, wie ihr wollt – es fallen keine zusätzlichen Gebühren an.

Ja, 12 Monate. Der Grund: Ein CRM braucht ein wenig Zeit, um sein volles Potenzial zu entfalten. Systeme und Teams wollen aufeinander abgestimmt und relevante Daten gesammelt werden. 12 Monate sind dabei der ideale Rahmen: Ihr durchlauft einen kompletten Saisonzyklus mit Smart Host, seht, wie sich eure Gäste entwickeln, und messt die Wirkung über alle Hochphasen eures Hotels hinweg. So zahlt sich die Investition für euch wirklich aus.

Smart Host wird ständig weiterentwickelt – meist mit mehreren kleinen Updates pro Woche. Ihr arbeitet immer mit der aktuellsten Version der Software. Für Updates zahlt ihr nichts extra, sie sind in eurer Nutzungspauschale enthalten.

Ja. Smart Host lohnt sich für all unsere Kunden finanziell. Ein durchschnittliches Hotel generiert 20-mal mehr Buchungsumsatz, als es in Smart Host investiert. Ihr glaubt uns nicht? Schaut euch unsere Erfolgsgarantie an.

Eure Investition in mehr Stammgäste und mehr Buchungen besteht aus zwei Teilen: einer einmaligen Einrichtungsgebühr und einer monatlichen Nutzungspauschale. Die Einrichtung ist unsere beidseitige Investition in einen erfolgreichen Start. Der monatliche Preis ist ein echtes „Alles inklusive" – Monat für Monat transparent und vorhersehbar. Unabhängig davon, wie viele Newsletter oder Angebote ihr verschickt, wie viele Nutzer ihr einrichtet oder wie viele Gäste ihr betreut. Updates und Weiterentwicklungen eurer Module? Inklusive. Euer persönlicher Betreuer? Auch inklusive.

Service wird bei Smart Host groß geschrieben. Wir unterstützen dich bei allen Nachfragen oder Hick-ups rund ums Produkt. Wenn du möchtest, dass Smart Host dir Handgriffe in Smart Host selber abnimmt, haben wir dafür das Service Plus Paket.

Jetzt. Renommierte Hotels nutzen ihre Daten mit Smart Host bereits erfolgreich – und ärgern sich nur über eines: dass sie nicht früher damit angefangen haben. Jeder Tag ohne Smart Host ist ein Tag, an dem eure Daten nicht für euch arbeiten. Sobald ihr Zeit habt, starten wir gemeinsam. Wie schnell das gehen kann? Schaut euch unsere Erfolgsgeschichte vom Hotel St. Georg am See an – von der Vertragsunterzeichnung bis zur ersten Kampagne vergingen dort nur 7 Tage.

Smart Host verfügt über funktionierende Schnittstellen zu beinahe allen verbreiteten PMS. Nutzt ihr ein weniger verbreitetes System, stellen wir eine offene Schnittstelle (API) bereit, an die sich euer PMS problemlos anschließen kann. Mehr erfahrt ihr auf unserer Website unter Produkt >> Marketplace.

Smart Host wird über eine Schnittstelle an euer PMS angebunden. Zu den meisten gängigen Systemen haben wir bereits fertige Schnittstellen – in diesem Fall genügt eine Bestellung bei eurem PMS-Anbieter (wir helfen euch gerne dabei). Die Lieferzeiten hängen von eurem PMS-Partner ab. Falls ihr ein System nutzt, zu dem wir noch keine Schnittstelle haben, schließen wir zunächst einen Vorvertrag (der nur bindend wird, wenn die Anbindung erfolgreich gelingt). Anschließend kontaktieren wir gemeinsam mit euch euren PMS-Partner und erarbeiten einen Anbindungsplan. Zu den Kosten: Die Gebühr für die Schnittstelle legt ausschließlich euer PMS-Partner fest – wir haben darauf leider keinen Einfluss. Von Smart Host wird für die Schnittstelle nichts verrechnet. Die Preise der PMS-Anbieter reichen von wenigen hundert bis zu mehreren tausend Euro, im Durchschnitt liegen sie bei rund 1.000 € (abhängig von eurer Zimmeranzahl).

Die Einrichtung ist kinderleicht. Euer persönlicher Betreuer begleitet euch durch den kompletten Prozess – der in zwei Teile gegliedert ist. Teil 1 ist technisch: Wir binden euer PMS an Smart Host an, damit eure hoteleigenen Daten in der App sichtbar werden. Diesen Part übernehmen wir gemeinsam mit eurem PMS-Anbieter (oder dessen Vertriebspartner). Teil 2 ist persönlich: Ein telefonisches Onboarding-Gespräch. Ihr lernt euren persönlichen Betreuer kennen – und wir lernen euer Haus kennen. Ihr gebt uns Inputs zu Design und Layout, damit eure Smart Host App optisch perfekt zu eurem Hotel passt. Wünsche, Ziele, Erwartungen – alles kommt auf den Tisch. Im gleichen Gespräch gibt es die erste detaillierte Einführung ins System. Und keine Sorge: Auch danach sind wir jederzeit für euch da. Eure erste Kampagne erstellen wir gemeinsam – das Design bereitet euer Betreuer vor, eure Wünsche setzen wir jederzeit um. Tipp: Farbcodes, Styleguides oder Bilder könnt ihr uns gerne schon vor dem Onboarding-Termin zuschicken.

Nein. Smart Host ist eine Cloud-Software – ihr müsst nichts vor Ort installieren. Ihr greift jederzeit und von überall über euren Browser (Chrome, Firefox, Safari) auf eure Smart Host App zu.

Für Smart Host braucht ihr eine stabile Internetverbindung – einerseits, weil regelmäßig Daten zwischen eurem PMS und Smart Host synchronisiert werden, andererseits, weil ihr über einen Browser (Chrome, Firefox, Safari) auf eure Smart Host App zugreift. Bei langsameren Verbindungen passen wir das Sync-Intervall individuell an (alle 15 Minuten, stündlich, täglich – wie es für euch am besten passt). So bleibt Smart Host nutzbar, ohne euer Hotelnetz zu belasten.

Smart Host ist eine Cloud-Software – ihr braucht lediglich eine stabile Internetverbindung und einen einigermaßen modernen Computer mit aktuellem Browser (wir empfehlen Google Chrome). Mehr nicht. Ein Hinweis: Der Server eures PMS, über den die Daten an Smart Host übermittelt werden, muss gewisse Mindestanforderungen erfüllen. Details dazu nennt euch euer PMS-Servicepartner.

Die Smart Host Software ist aktuell auf Deutsch, Italienisch und Englisch verfügbar. In welcher Sprache ihr mit euren Gästen kommuniziert, ist davon unabhängig: Aus einer italienischen Smart Host App sprecht ihr problemlos eure französischen Gäste auf Französisch an. Euer persönlicher Betreuer spricht Deutsch oder Englisch mit euch. Geografisch gibt es keine Einschränkungen – ob ihr Gastgeber in Tirol oder Hotelier auf Bali seid, Smart Host funktioniert überall.

Kontaktiert uns noch heute – gemeinsam besprechen wir die ersten Schritte. Für jeden Gastgeber finden wir die passende Lösung.

Wir tun natürlich alles dafür, dass es gar nicht erst so weit kommt – und dass ihr Spaß an der Zusammenarbeit habt, die sich auch finanziell für euch lohnt. Sollte es trotzdem zum Ende kommen, stellen wir euch auf Wunsch sämtliche Daten aus eurem Smart Host System zur Verfügung. Im Anschluss werden alle eure Daten aus unseren Systemen und von unseren Servern vollständig gelöscht.

Grundsätzlich sind wir sehr an einem 2-Wege-Austausch mit eurem PMS interessiert und schreiben gerne Daten zurück. In der Praxis gibt es dafür aber oft zwei Hindernisse. Erstens: Viele PMS sind technisch nicht dafür ausgelegt, dass Partnersysteme Daten zurückschreiben – oder wollen das aus Haftungsgründen nicht zulassen. Zweitens: Ein PMS ist primär ein Infrastrukturverwaltungssystem. Es plant, wer wann zu welchem Preis welches Zimmer bewohnt. Marketing gehört nicht zu seinen Kernaufgaben. Viele Datenpunkte, mit denen Smart Host arbeitet, sind für ein PMS schlicht nicht relevant – wenn Smart Host etwa erkennt, dass ein Gast ein Frühbucher ist, kann ein PMS mit dieser Info meist nichts anfangen. Für sinnvolle Datenpunkte (z.B. Newsletter-Abmeldungen) schreiben wir aber selbstverständlich zurück ins PMS – sofern euer PMS-Partner das technisch erlaubt.

Smart Host ist ein weisungsgebundener Auftragsdatenverarbeiter – wir verarbeiten eure Daten so, wie ihr es anweist. Technisch könntet ihr also auch Kontakte ohne DSGVO-konforme Einwilligung ansprechen. Wir raten euch allerdings ausdrücklich davon ab. Die rechtlichen Risiken tragt in diesem Fall ausschließlich ihr als Hotelier.

Ja, selbstverständlich. Smart Host wurde von Anfang an DSGVO-konform entwickelt – die Rahmenbedingungen der DSGVO standen lange vor Inkrafttreten (25. Mai 2018) fest, und wir haben sie von Beginn an eingebaut. Gerne helfen wir euch beim Onboarding dabei, auch eure Nutzung von Smart Host DSGVO-konform aufzusetzen. Dass wir zu 100 % DSGVO-konform arbeiten, hat uns eine der führenden deutschen Datenschutzkanzleien extern bestätigt – die entsprechenden Nachweise stellen wir euch auf Wunsch gerne zur Verfügung.

Eure Daten gehören ausschließlich euch – sowohl die Daten, die ihr Smart Host zur Verfügung stellt, als auch die, die Smart Host für euch ermittelt. Wir geben sie niemals an Dritte weiter. Jeder unserer Partner erhält eine eigene, isolierte Datenbank, auf die nur er Zugriff hat. Diese Datenbank ist nach modernsten technischen Standards geschützt – dafür haften wir. Alle Server stehen ausschließlich in Deutschland.

Das verstehen wir – und genau deshalb gehen wir mit euren Daten mindestens so sensibel um wie ihr selbst. Unsere Zusammenarbeit ist eine echte Partnerschaft: Wir wollen, dass ihr mehr aus euren Daten holt – nie, dass wir sie für andere Zwecke nutzen. Das garantieren wir vertraglich und technisch. Zum Nachdenken: Wahrscheinlich arbeiten heute schon mehr Partner mit euren Daten, als euch bewusst ist – euer PMS und dessen Vertriebspartner, eure Marketing-Agentur, eure Buchhaltung. Smart Host reiht sich in diese Partnerschaften ein, mit höchsten Sicherheitsstandards.