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Digitale Identität. Zwei Worte, die erst einmal nach Behörde und Datenschutzverordnung klingen. Klingt nicht sexy – ist aber vielleicht der größte Gamechanger für die Hotellerie seit Onlinebuchungen.
Denn die EU Digital Identity Wallet (kurz: EUDI) kommt. Nicht irgendwann. Sondern bald verbindlich – und in großen Schritten.
Warum das Thema jetzt auf den Tisch gehört
Auf Travel Industry Events sprechen Start-ups und Tech-Visionäre lange nicht mehr nur über digitale Gästeprozesse. Auch Vertreter der EU-Kommission finden ihre Bühne – und machen klar:
Bis Ende 2026 müssen alle EU-Mitgliedsstaaten ihren Bürger:innen eine digitale Identitäts-Wallet zur Verfügung stellen.
Ab Ende 2027 sind Unternehmen – darunter auch Hotels – verpflichtet, diese anzunehmen, wenn sie einen Ausweis oder Identifikation verlangen.
Das bedeutet konkret: Der Check-in-Prozess, wie wir ihn kennen, wird sich radikal verändern.
Die 5 wichtigsten Fakten zu Digital Identity für Hoteliers
1. Der Gast bringt seinen Ausweis – digital und verifiziert
In Zukunft reicht ein Klick auf dem Smartphone. Gäste weisen sich mit ihrer EU-Wallet aus – datensicher, fälschungssicher und in Sekunden.
Kein Pass mehr an der Rezeption. Kein Scan. Keine Fehler.
✓ Effizienzgewinn
✓ Fehlerreduktion
✓ Besseres Gästeerlebnis
2. Hotels müssen die Wallet akzeptieren – ab 2027 verpflichtend
Viele denken noch, das sei freiwillig. Falsch.
Spätestens ab November 2027 müssen Hotels rechtlich in der Lage sein, die EU-Wallets zur Identifikation zu akzeptieren – wie einen Personalausweis.
Wer seine PMS- oder Check-in-Systeme nicht rechtzeitig vorbereitet, wird ausgebremst. Oder riskiert sogar rechtliche Konsequenzen.
3. Gäste kontrollieren, welche Daten sie teilen
Die Wallet funktioniert datensparsam – das heißt: Der Gast entscheidet, ob er nur Name und Geburtsdatum teilt oder z. B. auch seine Adresse, Telefonnummer oder Bonitätsinfo.
Das stärkt das Vertrauen. Und: Es zwingt Hotels, intelligente Datenarchitektur aufzubauen. Denn “alles abfragen, weil man’s kann” ist vorbei.
Tipp aus der Praxis:
✓ Nur das abfragen, was für den aktuellen Vorgang notwendig ist
✓ Datenschutzprozesse frühzeitig auf EUDI-Kompatibilität prüfen
4. Personalisierung wird sicherer – und besser
Heute arbeiten viele Hotels mit selbst angelegten Gastprofilen – oft basierend auf manuell eingegebenen Daten, Buchungssystemen, Gästefeedback und E-Mail-Klicks.
Künftig könnten persönliche KI-Agenten, CRM-Systeme und Automatisierungen auf verifizierte Daten aus der Wallet zugreifen – natürlich nur, wenn der Gast zustimmt.
Ein Gast, der zum Beispiel regelmäßig Spa-Angebote bucht, könnte automatisch passende Vorschläge erhalten – zur richtigen Zeit, auf dem richtigen Kanal.
Ohne Guesswork. Ohne Datenchaos.
5. Wer jetzt vorbereitet ist, spart später Zeit und Geld
Hotels, die heute anfangen, ihre Prozesse smart zu digitalisieren – Check-in, CRM, Kommunikation – werden ab 2027 nicht nur gesetzeskonform sein, sondern klar im Vorteil:
✓ Schnellere Abläufe
✓Bessere Gästekommunikation
✓ Höhere Datensicherheit
✓ Mehr Vertrauen und Conversion
Was viele Hoteliers jetzt noch falsch machen
- Thema ignorieren
„Kommt eh nicht so schnell“ – stimmt nicht. Der Zeitplan steht. Und große Länder (z. B. Frankreich, Deutschland, Niederlande) sind mitten in der Umsetzung. - Auf Standardsoftware warten
Nicht jede Hotelsoftware wird diese Anforderungen pünktlich umsetzen. Wer mit Anbietern arbeitet, die heute noch keinen Plan für EUDI haben, sollte sich bald umsehen. - Datenschutz unterschätzen
Mehr Daten = mehr Verantwortung. Klare Prozesse für Einwilligung, Löschung und Transparenz sind Pflicht.
Was ihr konkret tun könnt
✓ Sprecht mit euren PMS- und CRM-Anbietern – wie ist der Zeitplan zur Integration der EU-Wallet?
✓ Prüft eure Datenschutzprozesse – was ist wirklich notwendig?
✓ Stellt Check-in-Prozesse auf digitale Identifikation um – spätestens 2026
✓ Nutzt CRM-Systeme wie Smart Host, die sich auf Datensicherheit, Automatisierung & Personalisierung spezialisiert haben
✓ Macht das Thema im Team sichtbar – z. B. als Projekt für den Front-Office-Bereich
Unser Fazit
Wir im Smart Host-Team glauben: Digital Identity wird ein echter Wettbewerbsvorteil.
Nicht nur, weil wir es müssen – sondern weil es ein riesiger Hebel für Vertrauen, Komfort und Personalisierung ist.
Und wer heute investiert, hat morgen nicht nur weniger Papierkram – sondern einfach bessere Gäste. Wie? Lass uns gern sprechen!