Warum eure Gäste nicht auf eure E-Mails reagieren – und wie ihr das ändert

E-Mail-Marketing gehört zu den wirkungsvollsten Kanälen im Hotelmarketing – wenn es richtig gemacht wird. Doch viele Hotels kämpfen mit dem gleichen Problem: Sie versenden regelmäßig Newsletter, doch die Reaktionen bleiben aus. Die Öffnungsraten sind niedrig, die Klickzahlen enttäuschend und Abmeldungen häufen sich. Der Grund ist häufig fehlende Relevanz und mangelndes Targeting. Dabei liegt in der personalisierten E-Mail-Kommunikation enormes Potenzial – insbesondere dann, wenn ein intelligentes Hotel-CRM wie Smart Host im Einsatz ist. In diesem Blog zeigen wir, warum Gäste aufhören zu lesen, wie ihr das ändern könnt und welche Rolle Automatisierung, Segmentierung und eine smarte CRM-Strategie dabei spielen.

1. Die Perspektive eurer Gäste

📩 "Ich hab mich doch auf guten Content gefreut..."

Viele Gäste melden sich beim Buchen oder auf der Hotelwebsite für den Newsletter an – mit der Erwartung, exklusive Inhalte oder Angebote zu erhalten. Was dann folgt, ist oft enttäuschend: Eine Flut an generischen Mails, unpersönlicher Standardtext oder Werbeaktionen, die keinerlei Bezug zur eigenen Reise haben. Manchmal passiert auch genau das Gegenteil: Funkstille. Kein Follow-up, kein Reminder, keine Inspiration für zukünftige Aufenthalte. Aus Sicht der Gäste wirkt das lieblos und führt zur Abmeldung oder zu Desinteresse. Relevante E-Mail-Kommunikation sieht anders aus: Sie orientiert sich an den Interessen, am Buchungsverhalten und an den Bedürfnissen des Gastes. Genau hier setzt ein intelligentes Hotel-CRM wie Smart Host an, das auf Basis von Gästedaten zielgerichtete Inhalte versendet. Denn nur wer die richtige Botschaft zum richtigen Zeitpunkt sendet, bleibt im Gedächtnis.

Die häufigsten Fehler:

• Zu viele E-Mails in zu kurzer Zeit
  
  
• Unpersonalisierter, irrelevanter Content
  
  
• Kein klarer Nutzen für den Gast
  
  
• Funkstille nach dem Aufenthalt
  
  

2. Die Sicht des Hotels

🏨 "Wir wollten doch nur regelmäßig informieren..."

Hotels geben sich große Mühe, Opt-ins zu sammeln, und verfügen meist über viele spannende Inhalte. Die Newsletter-Liste wächst stetig, doch es fehlt eine klare Strategie dahinter. Oft ist es eine Einzelperson, die neben vielen anderen Aufgaben auch den Newsletter betreut. Fällt diese Person aus, passiert nichts mehr. Gleichzeitig gibt es keine klaren Regeln, wer wann welche Inhalte erhält. E-Mails werden an die gesamte Liste geschickt, unabhängig von Aufenthaltszeitraum, Interessen oder Buchungshistorie. Das Ergebnis: Geringe Performance und verschenktes Potenzial. Was fehlt, ist ein professionelles CRM-System, das E-Mail-Automation ermöglicht und relevante Zielgruppen filtert. Mit Smart Host lassen sich diese Prozesse nicht nur automatisieren, sondern auch datenbasiert optimieren. So wird E-Mail-Kommunikation vom lästigen Pflichtprogramm zur performanten Marketingmaßnahme.

Es fehlt:

• Die Zeit, regelmäßig zu versenden
  
  
• Eine klare Strategie, welche Inhalte für welche Zielgruppe gedacht sind
  
  
• Ein System, das bei Abwesenheit automatisch weiterläuft
  
  

3. Die Lösung: E-Mails zur richtigen Zeit an die richtige Zielgruppe

Relevanz ist der Schlüssel im E-Mail-Marketing – besonders in der Hotellerie. Gäste möchten sich persönlich angesprochen fühlen. Eine gute E-Mail ist nicht nur hübsch gestaltet, sondern erreicht die richtige Person im richtigen Moment mit dem passenden Inhalt. Genau das ermöglicht Smart Host mit automatisierten Kampagnen, die auf Gästedaten wie Buchungsverhalten, Interessen oder Aufenthaltsdauer zurückgreifen. So können Inhalte gezielt für bestimmte Segmente ausgespielt werden – etwa für Frühbucher, Familien oder wiederkehrende Gäste. Durch diese Form des Targetings erhöht sich nicht nur die Öffnungs- und Klickrate, sondern langfristig auch der ROI eurer E-Mail-Kampagnen. Der Aufwand bleibt dabei gering, da die Prozesse automatisiert und über das CRM zentral gesteuert werden können. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: echte Gastfreundschaft.

4. Der Überhitzungsschutz – weniger ist mehr

Ein häufiges Problem bei segmentiertem E-Mail-Marketing: Gäste landen in mehreren Zielgruppen und erhalten entsprechend viele Mails. Die Folge: Reizüberflutung und potenziell genervte Empfänger. Genau dafür hat Smart Host den sogenannten Überhitzungsschutz entwickelt. Das System prüft automatisch, wie viele Kampagnen an einen Kontakt gesendet werden sollen und priorisiert die relevantesten Inhalte. So bekommt jeder Gast nur die besten, auf ihn zugeschnittenen E-Mails – nicht jede Marketingbotschaft. Das Ergebnis? Weniger Mails, höhere Relevanz und deutlich bessere Performance-Werte. Durch diese intelligente Steuerung wird die Gastkommunikation nicht nur effizienter, sondern auch nachhaltiger. Die E-Mail-Kommunikation wird dadurch nicht zur Belastung, sondern zu einem echten Service-Vorteil – ganz im Sinne langfristiger Kundenbindung und positiver Markenerfahrung.

Fazit

Hotels, die ihre Gäste wirklich erreichen wollen, müssen umdenken: Weg von der Massenmail – hin zur personalisierten Kommunikation. Mit einem modernen Hotel-CRM wie Smart Host lässt sich nicht nur die richtige Zielgruppe selektieren, sondern auch der ideale Versandzeitpunkt automatisch bestimmen. Automation, Targeting und Relevanz sind dabei keine leeren Buzzwords, sondern konkrete Werkzeuge, die zu besseren Ergebnissen führen. Wer den Wert seiner Newsletter-Strategie wirklich verstehen möchte, sollte Performance, ROI und Gästereaktionen regelmäßig analysieren und optimieren. Mit Smart Host habt ihr dafür die ideale Grundlage. Die Zukunft der Hotelkommunikation ist datenbasiert, automatisiert und persönlich – und sie beginnt genau hier.

Mit Smart Host bringt ihr nicht nur Struktur in eure Kommunikation – sondern echte Relevanz. Also: Jetzt kostenlose Demo vereinbaren und sehen, wie Smart Host eure E-Mail-Kommunikation auf das nächste Level bringt.