Smart Host ist eine B2B-SaaS-Plattform, die Hotels hilft, Daten in Umsatz zu verwandeln. Wir sind eines der führenden Unternehmen im Bereich Hotel-CRM: über 1.000 Hotels, über 100 Millionen Gästeprofile, Top 3 weltweit auf Hotel Tech Report. 2027 wird aus unserem CRM ein Ökosystem entlang der gesamten Gästereise.
Wo wir stehen
Über 1.000 Hotels heißt: jeden Monat hunderte Rechnungen, Zahlungseingänge auf mehreren Konten, Vertragsänderungen, Kündigungen und ein Accounting-Postfach, das nicht schläft. Bisher läuft das über unseren Finance-Manager. Damit er sich auf Reporting, Planung und Wachstum konzentrieren kann, holen wir eine zweite Person ins Finance-Team, die das operative Accounting eigenständig übernimmt.
Wir suchen niemanden, der Belege abheftet. Wir suchen jemanden, der das Tagesgeschäft im Griff haben will, Unstimmigkeiten findet, bevor andere sie bemerken, und Prozesse besser macht, statt sie nur abzuarbeiten.
Was du machst
Du hältst unser Accounting am Laufen: Zahlungseingänge, Postfach, Billing, Ausgaben, Zahllauf und Monatsabschluss. Du bereitest vor und prüfst, die Freigabe erfolgt im Vier-Augen-Prinzip mit unserem Finance-Manager, an den du berichtest.
Diese Position ist in Teilzeit mit 30 Stunden pro Woche und vor Ort in unserem Berliner Büro. Du arbeitest eng mit Customer Success, unserer externen Buchhaltung und dem Steuerbüro zusammen und bist im Unternehmen die erste Anlaufstelle für alles, was mit Rechnungen und Zahlungen zu tun hat.
So sieht deine Woche aus
- Täglich: Zahlungseingänge auf Revolut und Sparkasse verbuchen, Accounting-Postfach bearbeiten, Rückfragen aus Customer Success beantworten.
- Wöchentlich: Zahllauf vorbereiten, Finway-Belege und Expenses prüfen, Doppelzahlungen und Rückerstattungen aufarbeiten.
- Monatlich: Monatsabschluss vorbereiten, Unterlagen prüfen und an die externe Buchhaltung übergeben, Bestellungen und Inventar aktualisieren.
Deine Aufgaben
- Zahlungseingänge verbuchen: Du ordnest jede Zahlung auf Revolut und Sparkasse der richtigen Rechnung zu. Offene Posten sind bei dir tagesaktuell.
- Accounting-Postfach führen: Kundenanfragen zu Rechnungen, Rechnungsversand an die richtigen Ansprechpersonen, Zahlungsrückfragen. Nichts bleibt länger als einen Tag unbeantwortet.
- Doppelzahlungen auflösen: Du erkennst sie, bereitest die Rückerstattung vor und prüfst sie bis zum Abschluss.
- Zahllauf vorbereiten: Du stellst den Zahllauf zusammen, der Finance-Manager gibt frei. Vier Augen, keine Überraschungen.
- Finway verantworten: Belege, Kreditkarten, Freigaben, fehlende Nachweise. Du hältst das Ausgabenmanagement sauber und prüfst Expenses gegen unsere Richtlinie.
- Billing pflegen: Du legst Neukunden an, hinterlegst Kündigungen und Vertragsänderungen und erstellst Gutschriften und Rechnungskorrekturen.
- Monatsabschluss vorbereiten: Du prüfst die Unterlagen auf Vollständigkeit, klärst offene Punkte mit Kollegen und übernimmst die Kommunikation mit Buchhaltung und Steuerbüro.
- Schnittstelle zu Customer Success: Du bist die Finance-Ansprechperson für das CS-Team bei allen Fragen zu Rechnungen, Verträgen und Zahlungen.
- Einkauf und Inventar: Du führst Bestellungen für Büro und Team durch und hältst unser Inventar aktuell.
- AI-first arbeiten: Du nutzt AI für Postfach-Triage, Belegprüfung und Zahlungsabgleich, mit gebauten Workflows statt einzelner Prompts.
- Prozesse mitbauen: Du bist maßgeblich daran beteiligt, unser operatives Accounting zu strukturieren. Als Start-up erwarten wir dabei Flexibilität im Aufgabenfeld.
Woran wir dich nach zwölf Monaten messen
- Zahlungseingänge sind tagesaktuell verbucht. Offene Posten sind jederzeit auf Knopfdruck korrekt.
- Der Zahllauf steht jede Woche pünktlich und geht ohne Rückfragen durch die Freigabe.
- Der Monatsabschluss ist am vereinbarten Tag vollständig bei der externen Buchhaltung. Keine Nachlieferungen.
- Keine Doppelzahlung bleibt länger als zwei Wochen offen.
- Anfragen im Accounting-Postfach sind innerhalb eines Arbeitstages beantwortet.
- Du bist nach drei Monaten eingearbeitet und führst Postfach, Zahlungseingänge, Finway und Billing eigenständig.
- Deine AI-Workflows für Postfach und Belegprüfung laufen, und das Team nutzt sie.
Womit du arbeitest
- Chargebee: unser Abrechnungssystem. Hier laufen Kunden, Verträge, Rechnungen und Gutschriften.
- Finway: unser Ausgabenmanagement für Belege, Kreditkarten, Freigaben und Expenses.
- Revolut und Sparkasse: unsere Geschäftskonten für Zahlungseingänge und Zahlläufe.
- DATEV: Schnittstelle zur externen Buchhaltung und zum Steuerbüro.
- Claude: unser KI-Standard im ganzen Unternehmen. Du nutzt es für Postfach-Triage, Belegprüfung und Abgleiche und baust eigene Workflows.
- Google Workspace und Slack: Mail und Kalender laufen über Google, die Kommunikation über Slack.
Was du mitbringst
Must-have:
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Steuerfachangestellte:r, Büro- oder Industriekauffrau/-mann) oder ein vergleichbares Studium.
- Du hast mindestens ein Jahr operativ in Buchhaltung, Billing oder Forderungsmanagement gearbeitet und kannst erklären, was du dort verantwortet hast.
- Du arbeitest sauber: Deine Zuordnungen stimmen, nichts wird vergessen, und wenn eine Zahl nicht aufgeht, gibst du nicht auf, bis sie aufgeht.
- Du arbeitest selbstständig und strukturiert. Du brauchst keine Vorsortierung, du sortierst selbst.
- Du kommunizierst klar und freundlich, auch bei unangenehmen Themen wie Mahnungen, Rückerstattungen oder fehlenden Belegen von Kollegen.
- Du arbeitest AI-first: Du hast eine wiederkehrende Aufgabe mit AI verändert und kannst zeigen, was sich dadurch verbessert hat. „Ich nutze ChatGPT“ reicht uns nicht.
- Du gehst diskret mit vertraulichen Daten um.
- Du sprichst Deutsch auf muttersprachlichem Niveau und gutes Englisch; unser Team ist international.
- Du kannst an 30 Stunden pro Woche in unserem Berliner Büro arbeiten.
Plus (kein Ausschluss):
- Erfahrung mit Chargebee, Finway, DATEV oder einem vergleichbaren Abrechnungs- oder Ausgabentool
- Erfahrung im SaaS- oder Start-up-Umfeld mit Abo-Abrechnung
- Erfahrung in der Vorbereitung von Monatsabschlüssen für eine externe Buchhaltung
Bewirb dich nicht, wenn …
- du eine Rolle suchst, in der dir jemand die Arbeit vorsortiert.
- dich Nachhaken bei Kollegen wegen fehlender Belege nervt.
- dir eine Differenz von 12,40 Euro egal ist, solange die Summe ungefähr stimmt.
Darum Smart Host
- Vergütung: faires Fixgehalt, Teilzeit mit 30 Stunden und planbaren Arbeitszeiten.
- Echte Wirkung: Du verantwortest das operative Accounting eines Unternehmens mit über 1.000 Hotelkunden, mit kurzen Wegen zu Finance-Manager und Geschäftsführung.
- Verantwortungskultur: klare Erwartungen, transparent gemessen, und das Vertrauen, deinen Bereich selbst zu führen.
- AI-first: Claude für alle, und die Erwartung, dass wir es jeden Tag nutzen, um besser und schneller zu arbeiten.
- Berliner Büro: Du arbeitest vor Ort mit dem Team, in offener Bürokultur und mit ein paar vierbeinigen Kollegen. Mindestens einmal im Quartal kommt das gesamte Team für Workshops und Events zusammen.
- Teamkultur: ein diverses, multikulturelles Team.
- Smart Host Days: einmal im Jahr eine gemeinsame Team-Reise mit Teambuilding und Training. So erleben wir unsere Mission hautnah: Urlaub smart machen.
Bewerbung
Haben wir dein Interesse geweckt? Deine Bewerbung sollte einen aktuellen Lebenslauf, ein Motivationsschreiben, dein gewünschtes Startdatum ein paar Zeilen dazu, welche Finance-Prozesse du bisher verantwortet hast und wo du AI eingesetzt hast enthalten. Sende deine Bewerbung mit dem Betreff „Bewerbung: Finance Manager“ an:
Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
