Angebotserstellung im Hotel automatisieren: So spart euer Team Zeit

Kurz gesagt: Ihr automatisiert die Angebotserstellung, indem Anfragen strukturiert in einem System ankommen, Verfügbarkeiten und Preise automatisch einfließen und Angebote aus Vorlagen entstehen. Der Gast nimmt das Angebot online an, Erinnerungen laufen von selbst. Euer Team prüft, ergänzt die persönliche Note und klickt auf Senden, statt jedes Angebot neu zu tippen.

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Warum kostet die Angebotserstellung so viel Zeit?

In vielen Ferienhotels entsteht ein Angebot noch so: Anfrage per Mail lesen, Verfügbarkeit im PMS prüfen, eine Option anlegen, Preise und Verpflegung zusammenrechnen, eine Vorlage in Word anpassen, als PDF verschicken, das Optionsdatum im Kalender notieren und nach ein paar Tagen nachfassen. Jeder dieser Schritte ist klein. Zusammen binden sie Rezeption oder Reservierung über Stunden.

Ein Hotelier erzählte uns von teils 100 Angeboten pro Woche. Ein anderer beschrieb seinen Alltag so: "Man tippt den ganzen Tag." Genau diese wiederkehrende Tipparbeit lässt sich zum großen Teil automatisieren. Dazu kommt ein zweites Problem: Solange Angebote als PDF in einzelnen Postfächern liegen, weiß niemand im Team auf einen Blick, welche offen, angenommen oder abgelaufen sind. Fällt eine Kollegin aus, beginnt die Suche.

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Welche Schritte lassen sich automatisieren?

1. Anfragen strukturiert erfassen. Anfragen über ein Formular auf eurer Website kommen mit Reisezeitraum, Personenzahl und Alter der Kinder an. Ihr müsst die Angaben nicht mehr aus Freitext-Mails abtippen.

2. Verfügbarkeit und Preise übernehmen. Ist das Angebotstool mit PMS oder Channel Manager verbunden, sieht es die aktuelle Verfügbarkeit und die gepflegten Raten. Je nach Anbindung entfällt damit das manuelle Anlegen einer Option im PMS vor dem Angebot.

3. Angebote aus Vorlagen erzeugen. Zimmerbeschreibungen, Bilder, Verpflegungsarten, Zusatzleistungen und Stornobedingungen liegen als Bausteine bereit. Für ein Angebot wählt ihr nur noch aus und passt an.

4. Mehrere Varianten anbieten. Gäste können zwischen zwei oder drei Optionen wählen, etwa unterschiedlichen Zimmerkategorien. Das spart Rückfragen.

5. Online annehmen statt per Mail zurückschreiben. Das Angebot kommt als Webseite mit Bildern statt als PDF-Anhang. Der Gast wählt eine Variante und nimmt direkt an.

6. Erinnerungen automatisch senden. Reagiert ein Gast nicht, geht nach einer festgelegten Zeit eine Erinnerung raus. Niemand muss Optionsdaten im Kalender überwachen.

7. Bestätigung und Anzahlung digital abwickeln. Je nach System folgen Buchungsbestätigung und Anzahlungsanforderung auf die Annahme, ohne neue Mail von Hand.

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Was bleibt Handarbeit?

Automatisierung ersetzt nicht das Gastgebersein. Diese Punkte bleiben bei eurem Team:

• Persönliche Note: ein Satz zum Anlass der Reise, ein Hinweis auf das Lieblingszimmer eines Stammgasts.
• Sonderwünsche: Gruppen, Hochzeiten, ungewöhnliche Zimmerkombinationen.
• Prüfung vor dem Versand: Gerade am Anfang lohnt ein kurzer Blick auf Preise und Zimmerzuordnung.
• Pflege der Grundlagen: Raten, Bilder und Bausteine müssen aktuell sein. Ein automatisch erstelltes Angebot ist nur so gut wie die Daten dahinter.

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Welche Voraussetzungen braucht ihr?

• Eine Schnittstelle zu eurem PMS. Wie weit die Automatisierung geht, hängt stark davon ab, welche Daten euer PMS bereitstellt. Fragt den Anbieter konkret, welche Funktionen mit eurem PMS funktionieren und welche nicht.
• Gepflegte Raten und Zimmerkategorien. Ohne saubere Stammdaten rechnet kein System richtig.
• Klare Zuständigkeit. Eine Person richtet Vorlagen ein und hält sie aktuell.
• Ein Testlauf. Spielt den kompletten Prozess einmal durch: Angebot erstellen, annehmen, bestätigen, stornieren.

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Wie startet ihr in fünf Schritten?

1. Ist-Prozess aufschreiben: Welche Schritte macht euer Team heute pro Angebot, und welche wiederholen sich?
2. Häufigste Anfragetypen bestimmen: Für sie baut ihr zuerst Vorlagen, etwa "Familie, eine Woche Sommer" oder "Paar, Kurzurlaub".
3. Bausteine anlegen: Zimmer, Verpflegung, Extras, Bedingungen. Einmal sauber, dann wiederverwendbar.
4. Anfrageweg umstellen: Ein Formular auf der Website ersetzt die offene "Schreibt uns"-Mailadresse als Hauptweg.
5. Nach vier Wochen auswerten: Wie lange dauert ein Angebot jetzt, wie viele werden angenommen, wo hakt es noch?

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Woran merkt ihr, ob sich die Umstellung lohnt?

Messt vor der Umstellung zwei Dinge, damit ihr später vergleichen könnt: Wie lange braucht euer Team im Schnitt für ein Angebot, und wie viele Angebote werden angenommen? Nach einigen Wochen schaut ihr auf dieselben Werte. Zusätzlich lohnt ein Blick darauf, wie schnell Gäste reagieren. Ein Angebot, das am Tag der Anfrage im Postfach liegt, trifft den Gast, solange er noch plant. Wer erst nach zwei Tagen antwortet, konkurriert mit anderen Häusern, bei denen der Gast parallel angefragt hat. Und fragt euer Team: Wo spart es Zeit, wo fehlt noch ein Baustein?

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Wie unterstützt Smart Host bei Angeboten?

Smart Host hat dafür den Angebotsmanager im Hotel-CRM. Angebote entstehen aus Vorlagen und erreichen den Gast als eigene Angebotswebseite, auf der er eine Variante wählen und online annehmen kann. Erinnerungen an Gäste, die noch nicht reagiert haben, laufen automatisch.

Bei vielen PMS greift der Angebotsmanager auf Live-Verfügbarkeiten zu. Welche Funktionen mit eurem PMS genau möglich sind, klären wir vorab im Gespräch, weil sich die Schnittstellen unterscheiden.

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Fazit

Die Angebotserstellung zu automatisieren heißt vor allem, wiederkehrende Tipparbeit abzugeben: Daten abschreiben, Preise rechnen, Optionsdaten überwachen, nachfassen. Was bleibt, ist der Teil, den Gäste wirklich bemerken: die persönliche Note. Wer mit den häufigsten Anfragetypen startet und die Grundlagen sauber pflegt, spürt die Entlastung meist schon in den ersten Wochen.