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Mit Sprachfeld im Gastprofil, Sprachversionen pro Kampagne und einer Ersatzsprache. Smart Host übernimmt die Gastsprache dafür aus dem angebundenen PMS.
Updated:
21.10.2026
Ein Hotel verschickt Newsletter automatisch in der Sprache des Gastes, wenn drei Bausteine zusammenspielen: Die Sprache steht im Gastprofil, meist übernommen aus dem PMS. Jede Kampagne hat eine Version pro wichtiger Gastsprache. Und für Gäste ohne Spracheintrag gibt es eine festgelegte Ersatzsprache. So bleibt es bei einer Kampagne, die jeder Gast in seiner Sprache erhält.
Diese Frage hören wir in Gesprächen mit Ferienhotels regelmäßig, oft in dieser Form: "Muss ich ihn duplizieren und mehrfach übersetzen lassen?" Die kurze Antwort: nein. Die längere Antwort steht in diesem Ratgeber.
Die Sprache kommt in den meisten Hotels aus dem PMS. Dort gibt es im Gastprofil ein eigenes Sprachfeld, das bei der Buchung, beim Check-in oder bei der Profilpflege gefüllt wird. Ein Hotel-CRM übernimmt diesen Wert und nutzt ihn für den Versand.
Wichtig: Sprache und Nationalität sind zwei verschiedene Felder. Ein Gast aus Südtirol hat meist eine italienische Staatsangehörigkeit, liest aber lieber Deutsch. Gäste aus der Schweiz oder aus Belgien sprechen je nach Region unterschiedliche Sprachen. Wer nur nach Land segmentiert, schickt einem Teil dieser Gäste den falschen Text.
Prüft deshalb drei Punkte in eurem Haus:
Die dritte Zahl zeigt euch, wie groß die Lücke ist, bevor ihr den ersten mehrsprachigen Newsletter plant.
Nein. Sinnvoll ist eine Kampagne mit mehreren Sprachversionen. Layout, Bilder, Angebote und Zielgruppe legt ihr einmal fest. Pro Sprache ändert sich nur der Text.
Das hat zwei Vorteile. Erstens pflegt ihr Änderungen an einer Stelle: Wenn sich ein Angebot oder ein Bild ändert, passt ihr es nicht in fünf getrennten Newslettern an. Zweitens seht ihr die Ergebnisse aller Sprachen an einer Stelle.
Achtet bei der Zielgruppe darauf, dass sie für alle Sprachen gilt. Wenn ihr ein Angebot nur für Gäste aus einem bestimmten Markt plant, etwa ein Ferienpaket passend zu den Schulferien in den Niederlanden, ist eine eigene Kampagne für dieses Segment trotzdem die bessere Wahl.
Schreibt den Newsletter zuerst vollständig in eurer Hauptsprache. Erst wenn Text, Angebote und Links final sind, legt ihr die weiteren Sprachversionen an. So vermeidet ihr, dass Änderungen in einer Sprache vergessen werden.
Automatische Übersetzungen liefern einen guten ersten Entwurf. Lest ihn trotzdem gegen, idealerweise mit jemandem aus dem Team, der die Sprache gut beherrscht. Typische Stolperstellen in Hotel-Newslettern sind:
Startet mit den Sprachen, in denen ein relevanter Teil eurer Gäste kommuniziert. Die Grundlage dafür liefern eure eigenen Gästedaten: Zählt, wie viele anschreibbare Empfänger es pro Sprache gibt.
Für kleinere Sprachgruppen reicht oft eine gemeinsame Version, zum Beispiel Englisch. Eine eigene Sprachversion bedeutet bei jedem Newsletter zusätzlichen Prüfaufwand. Diesen Aufwand solltet ihr nur dort einplanen, wo genug Empfänger dahinterstehen.
Legt fest, welche Version Gäste ohne Spracheintrag oder mit einer Sprache ohne eigene Version erhalten. In vielen Häusern in DACH ist das Deutsch, in Häusern mit vielen internationalen Gästen oft Englisch. Entscheidend ist, dass ihr diese Regel bewusst festlegt und kennt.
Parallel lohnt es sich, die Datenlücke zu schließen. Die Pre-Arrival-Phase ist dafür ein guter Zeitpunkt: Wer vor der Anreise Kontakt mit dem Gast hat, kann die bevorzugte Sprache abfragen und im Profil nachtragen.
Smart Host übernimmt die Sprache des Gastes aus dem angebundenen PMS in das Gastprofil. In einer Kampagne legt ihr weitere Sprachversionen an. Beim Anlegen einer neuen Sprache könnt ihr den bestehenden Text automatisch übersetzen lassen und danach im Editor anpassen. Welche Sprachen euch für Kampagnen zur Verfügung stehen, richtet euer Ansprechpartner bei Smart Host mit euch ein.
Wie gut die Gastsprache ankommt, hängt von eurem PMS ab: Nicht jedes System liefert das Sprachfeld gleich zuverlässig. Klärt das am besten direkt im Onboarding.
Wer seine Empfänger zusätzlich nach Interessen und Aufenthalten aufteilen möchte, findet im Artikel E-Mail-Marketing für Hotels mit CRM einen Überblick zur Segmentierung. Und bevor ihr ehemalige Gäste in mehreren Sprachen anschreibt, lohnt ein Blick auf die Frage, wie ihr DSGVO-konformes Newsletter-Marketing im Hotel umsetzt.
