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PMS-Wechsel im Hotel ohne Datenverlust: die 10-Punkte-Checkliste für Export, Feld-Mapping und Import-Prüfung. Mit Vorlage zum Kopieren.
Updated:
6.11.2026
Nach dem PMS-Wechsel ist euer Stammgast plötzlich Neugast. Viele Hotels merken das erst Monate später: Im neuen System stehen Name, Geburtsdatum und E-Mail. Aber kein einziger vergangener Aufenthalt. Und manche Umstiege werden nach zwei Monaten ganz abgebrochen, solche Geschichten hören wir in Gesprächen mit Hotels immer wieder.
Fast immer liegt das an Dingen, die man vor dem Wechsel hätte klären können. Deshalb gibt's hier die komplette Checkliste: was ihr vorher klärt, wie ihr die Daten sauber rüberbringt und wie ihr prüft, ob wirklich alles angekommen ist.
Die Gästehistorie ist das, was euer Marketing überhaupt erst möglich macht. Wer wie oft da war, was er ausgegeben hat und ob er Newsletter bekommen darf, steckt in den Aufenthaltsdaten und Einwilligungen eures PMS. Fehlen sie nach dem Umstieg, erkennt ihr Stammgäste nicht mehr, könnt nicht mehr nach Gästewert segmentieren und schreibt im schlimmsten Fall Leute an, deren Einwilligung ihr nicht mehr nachweisen könnt.
▸ Ein Gastprofil ohne Aufenthalte ist nur noch eine Adresse.
Das Gemeine daran: Im Alltag fällt es erstmal nicht auf. Check-in, Rechnung, Zimmerplan, alles läuft. Die Lücke zeigt sich erst, wenn ihr die nächste Stammgäste-Kampagne aufsetzen wollt.
Listet jedes System auf, das heute mit eurem PMS verbunden ist: Buchungsmaschine, Channel Manager, Kasse, Türschloss, CRM. Lasst euch dann für jedes einzelne bestätigen, dass die Schnittstelle zum neuen PMS schon live läuft. „Ist geplant“ oder „kommt bald“ reicht nicht.
Tipp: Fragt beim neuen PMS-Anbieter nach Hotels, bei denen genau diese Schnittstelle bereits produktiv läuft. Dann wisst ihr, ob sie im Alltag hält.
Klärt vor dem Wechsel schriftlich mit eurem bisherigen PMS-Anbieter, welche Daten exportiert werden: Gästeprofile, alle vergangenen Aufenthalte, Umsätze, Notizen und Newsletter-Einwilligungen. Und zwar in einem offenen Format wie CSV oder Excel, das jedes System lesen kann.
Tipp: Nutzt die Vorlage weiter unten. Eine Mail mit klarer Liste ist später euer Beleg, falls etwas fehlt.
Der beste Zeitpunkt für einen PMS-Wechsel ist eure Nebensaison. Mitten in der Hochsaison hat niemand Zeit für Fehlersuche, und jeder Fehler trifft direkt volle Häuser.
Tipp: Plant zwischen Go-live und dem nächsten Saisonstart bewusst Luft ein. Wenn alles glattläuft, habt ihr Zeit für Schulungen. Wenn nicht, habt ihr Zeit zum Reparieren.
Sucht euch ein Hotel, das ähnlich groß ist wie eures und genau das PMS schon nutzt, zu dem ihr wechselt. Fragt nach der Dauer des Umstiegs, nach den Stolpersteinen und danach, was sie heute anders machen würden.
Tipp: Fragt gezielt: „Welche Daten fehlten nach dem Import?“ Die Antwort ist oft ehrlicher als jede Produktpräsentation.
Ein PMS-Wechsel braucht eine Person im Haus, die ihn verantwortet. Dazu kommen Schulungen für alle, die täglich mit dem PMS arbeiten: Rezeption, Reservierung, Buchhaltung, Marketing.
Tipp: Gebt der verantwortlichen Person echte Zeit dafür. Ein Umstieg nebenbei ist der Klassiker unter den abgebrochenen Projekten.
Liegen eure Gästeprofile in einem Hotel-CRM, klärt vor dem Wechsel zwei Fragen: Bleibt die Gästehistorie dort erhalten? Und werden neue Reservierungen aus dem neuen PMS dem bestehenden Gastprofil zugeordnet?
Tipp: Lasst euch das am Beispiel eines echten Stammgastes erklären. Wenn nach dem Wechsel zwei Profile für dieselbe Person entstehen, stimmen eure Auswertungen nicht mehr.
Ein Feld-Mapping ist eine Tabelle, die festlegt, welches Feld im alten System wo im neuen landet. Genauso wichtig ist die Frage, was mit Feldern passiert, für die es im neuen PMS kein Gegenstück gibt. Genau dort gehen sonst still und leise Daten verloren.
So kann eure Mapping-Tabelle aussehen:
Tipp: Geht das Mapping mit jemandem aus der Rezeption durch. Die Leute, die täglich mit den Feldern arbeiten, wissen am besten, welche Infos wirklich gebraucht werden.
Der schnellste Check nach dem Import: Zählt die Aufenthalte im alten und im neuen System. Stimmen die Zahlen nicht überein, fehlt irgendwo etwas, und ihr wisst es, bevor es im Marketing auffällt.
Tipp: Vergleicht zusätzlich die Zahl der Gästeprofile. Liegt sie im neuen System deutlich höher, sind beim Import vermutlich Dubletten entstanden.
Nehmt zwanzig Stammgäste, die euer Team persönlich kennt, und prüft für jeden: Stimmen die Aufenthalte? Diese Gäste sind perfekt für den Test, weil eure Leute sofort merken, wenn etwas fehlt.
Tipp: Nehmt bewusst ein paar Gäste mit sehr vielen Aufenthalten und ein paar mit Sonderfällen wie Namensänderung oder geteilter Rechnung dazu.
Das alte PMS bleibt an, bis Schritt 8 und 9 erledigt sind. Solange es läuft, könnt ihr fehlende Daten noch nachholen. Danach wird es schwierig.
▸ Erst prüfen, dann abschalten. Nie andersrum.
Für Schritt 2 könnt ihr diese Mail kopieren und anpassen. Die Anrede passt ihr an euren Kontakt an.
Betreff: Datenexport bei unserem Wechsel zu [neues PMS]
Hallo [Name],
wir wechseln zum [Datum] zu [neues PMS]. Bitte bestätigt uns schriftlich, dass ihr uns vor dem Umstieg folgende Daten vollständig exportiert:
Format: CSV oder Excel. Bitte nennt uns außerdem, bis wann der Export bereitsteht und ob dafür Kosten anfallen.
Danke und viele Grüße
[Name], [Hotel]
Ein PMS-Wechsel wirkt wie ein reines IT-Projekt. Die Folgen spürt aber vor allem euer Marketing: Jede Stammgäste-Kampagne, jede Segmentierung nach Familien, Paaren oder Gästewert und jede Reaktivierung baut auf der Historie auf, die im PMS steckt. Wer beim Umstieg nur Name und E-Mail mitnimmt, fängt im Gästemarketing wieder bei null an.
Deshalb lohnt es sich, das Marketing von Anfang an mit an den Tisch zu holen. Die Person, die eure Kampagnen plant, weiß am besten, welche Felder später gebraucht werden.
Smart Host wird an euer PMS angebunden und bündelt Aufenthalte, Interessen und Buchungsverhalten eurer Gäste in einem zentralen Gastprofil. Wie das in eurem Hotel aussieht und was beim PMS-Wechsel mit euren Daten passiert, zeigen wir euch gern direkt.
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