Zimmer blocken oder Live-Verfügbarkeit: Welche Regel passt zu euren Hotelangeboten?

Kurz gesagt: Ein Hotelangebot kann Zimmer per Option fest vorreservieren oder freibleibend auf Basis der aktuellen Verfügbarkeit gelten. Blocken lohnt sich bei knappen Zeiträumen, Gruppen und langen Aufenthalten, dann mit kurzer Optionsfrist. Für die meisten Einzelanfragen reicht ein freibleibendes Angebot, wenn ihr schnell antwortet und die Gültigkeit klar kommuniziert.

Die Anfrage kommt am Vormittag, das Angebot geht am Nachmittag raus, und am Abend ist das Zimmer über ein Buchungsportal weg. Was, wenn das Zimmer tagelang geblockt bleibt und der Gast sich nie meldet? Beide Sorgen sind berechtigt. Mit einer klaren Regel müsst ihr nicht bei jeder Anfrage neu entscheiden.

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Was ist der Unterschied zwischen Option und freibleibendem Angebot?

Bei einer Option legt ihr im PMS eine Reservierung mit Optionsdatum an. Das Zimmer ist im Belegungsplan belegt und über eure Online-Kanäle nicht mehr buchbar, bis ihr die Option löscht oder in eine feste Buchung umwandelt. Läuft das Optionsdatum ab, muss jemand an der Rezeption die Option bearbeiten. In manchen PMS gilt eine Option, die niemand bearbeitet, danach als feste Reservierung. Prüft deshalb, wie euer System damit umgeht.

Ein freibleibendes Angebot reserviert nichts. Das Zimmer bleibt auf allen Kanälen buchbar. Erst wenn der Gast annimmt, wird gebucht, sofern das Zimmer dann noch frei ist. Arbeitet euer Angebotstool mit Live-Verfügbarkeit, sieht euer Team beim Erstellen, was gerade tatsächlich frei ist.

Wie genau beide Varianten abgebildet werden, hängt von eurem PMS ab. Manche Systeme unterscheiden zwischen "Angebot" und "Reservierung mit Option" schon beim Anlegen.

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Wann lohnt es sich, Zimmer zu blocken?

Blocken kostet euch etwas: Solange die Option läuft, könnt ihr das Zimmer niemand anderem verkaufen. Sagt der Gast ab oder meldet sich nicht, ist die Zeit verloren. Deshalb lohnt sich eine Option vor allem in diesen Fällen:

• Knappe Zeiträume: Ferienwochen, Feiertage, Events in der Region. Hier ist das Risiko hoch, dass das Zimmer in wenigen Stunden weg ist.
• Gruppen und Tagungen: Mehrere Zimmer für dieselben Daten lassen sich nachträglich kaum noch zusammenstellen.
• Lange Aufenthalte: Ein Hotelier erzählte uns, dass seine Angebote meist unverbindlich sind, er bei Langzeitübernachtungen aber "schon ganz gerne mal was weg" blockt.
• Gäste mit klarer Buchungsabsicht: zum Beispiel Stammgäste, die nur noch eine Rückfrage zum Zimmer haben.

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Wann reicht ein freibleibendes Angebot mit Live-Verfügbarkeit?

Für die meisten Einzelanfragen in normal ausgelasteten Zeiträumen. Wenn ihr Optionen für jede Anfrage setzt, blockiert ihr Zimmer für Gäste, die sich parallel bei anderen Häusern umsehen. Ein freibleibendes Angebot hält euren Bestand für alle Kanäle offen.

Das Risiko, dass ein Zimmer zwischen Angebot und Annahme weg ist, senkt ihr mit drei Maßnahmen:

1. Schnell antworten: Je kürzer die Zeit zwischen Anfrage und Angebot, desto höher die Chance, dass das Zimmer noch frei ist. Wie ihr Angebote schneller erstellt, lest ihr in unserem Ratgeber zum Thema Angebotserstellung im Hotel automatisieren.
2. Alternativen anbieten: Eine zweite Zimmerkategorie im Angebot gibt dem Gast eine Option, falls die erste Wahl weg ist.
3. Gültigkeit offen sagen: Schreibt ins Angebot, dass es freibleibend ist und die Verfügbarkeit erst mit der Buchung gesichert ist.

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Wie legt ihr eine feste Regel für euer Team fest?

Eine einfache Entscheidungsregel hilft der Reservierung, ohne Rücksprache zu handeln. Beispiel für eine solche Regel:

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Situation → Empfehlung

Hohe Auslastung im angefragten Zeitraum → Option mit kurzer Frist

Gruppe oder Tagung → Option, Frist nach Absprache

Langer Aufenthalt → Option mit kurzer Frist

Einzelanfrage, normale Auslastung → freibleibend, schnell versenden

Unklare Anfrage (Daten noch offen) → freibleibend, mit Alternativen

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Legt außerdem fest, wie lange eine Option läuft und wer sie am Ablaufdatum bearbeitet. Eine Frist, die zu eurer üblichen Entscheidungszeit der Gäste passt, ist sinnvoller als ein fixer Standardwert. Wer mehr Verbindlichkeit möchte, kann die Buchung an eine Anzahlung knüpfen. Wie das per Link funktioniert, erklärt der Artikel Anzahlung per Link statt Überweisung.

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Was solltet ihr dem Gast zur Verfügbarkeit sagen?

Klarheit verhindert Enttäuschung. Zwei Beispielformulierungen:

• Bei einer Option: "Wir halten das Zimmer bis [Datum] für euch fest."
• Bei einem freibleibenden Angebot: "Das Angebot ist freibleibend. Gesichert ist das Zimmer mit eurer Buchung."

Ein gut gestaltetes Angebot mit klarer Handlungsaufforderung verkürzt die Zeit bis zur Entscheidung. Anregungen dafür findet ihr in unserem Beitrag Hotelangebote, die Gäste annehmen.

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Wie unterstützt Smart Host dabei?

Mit dem Smart Host Angebotsmanager könnt ihr Angebote auf Basis der Live-Verfügbarkeit erstellen, wenn euer PMS oder Channel Manager dafür angebunden ist. Euer Team sieht beim Erstellen die aktuell verfügbaren Zimmer und Raten. Welche Systeme den Live-Verfügbarkeits-Modus unterstützen, klärt ihr am besten vorab mit uns.

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Fazit

Blocken und Live-Verfügbarkeit schließen sich nicht aus. Setzt Optionen gezielt dort ein, wo Verfügbarkeit knapp ist oder viel auf dem Spiel steht, und haltet die Frist kurz. Alle anderen Anfragen beantwortet ihr schnell und freibleibend, mit Alternativen und einer klaren Aussage zur Gültigkeit. Schreibt die Regel einmal auf, damit euer Team sie ohne Rückfrage anwenden kann.