Anzahlung per Link statt Überweisung: Online-Zahlung in Hotelangebote einbauen

Kurz gesagt: Online-Anzahlungen bindet ihr ins Hotelangebot ein, indem der Gast direkt beim Annehmen oder über einen Link in der Bestätigungsmail per Karte oder anderem Online-Verfahren zahlt. Legt vorher Betrag, Zeitpunkt und Fehlerfall fest und klärt, wie die Zahlung ins PMS und in die Buchhaltung kommt. Damit entfällt die manuelle Kontoprüfung.

In vielen Ferienhotels läuft die Anzahlung noch so: Angebot per Mail, Gast nimmt an, Rezeption schickt IBAN und BIC, und dann prüft jemand täglich das Konto. Ein Hotelier beschrieb uns, dass Gäste oft gar nicht verstehen, dass sie überweisen sollen. Ein anderes Haus prüft jede Anzahlung von Hand am Konto. Das kostet Zeit und verzögert die verbindliche Buchung.

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Warum sind Anzahlungen per Überweisung so aufwendig?

Die Überweisung entkoppelt Zahlung und Angebot. Der Gast muss das Angebot verlassen, Bankdaten abtippen und den Verwendungszweck richtig angeben. Das Hotel muss Zahlungseingänge den Reservierungen zuordnen, säumige Gäste erinnern und die Buchung danach freigeben. Jeder dieser Schritte ist Handarbeit und eine Fehlerquelle, besonders in der Hochsaison.

Eine Online-Zahlung verbindet beides: Der Gast zahlt im selben Moment, in dem er sich entscheidet, und das Hotel sieht sofort, ob die Anzahlung da ist.

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Welche Wege gibt es, Anzahlungen online einzuziehen?

In der Praxis gibt es drei Varianten, die sich kombinieren lassen:

• Zahlung beim Annehmen: Der Gast klickt im Online-Angebot auf "Buchen" und landet direkt in der Zahlungsmaske. Das ist der kürzeste Weg für Angebote mit fester Verfügbarkeit.
• Zahlungslink nach der Annahme: Das Hotel prüft die Annahme, bestätigt und schickt die Anzahlungsaufforderung mit einem Zahlungsbutton in der Mail. Das passt, wenn die Rezeption vorher noch etwas klären will.
• Vorautorisierung statt sofortiger Belastung: Der Betrag wird auf der Karte nur reserviert und erst später eingezogen. Fragt euren Zahlungsanbieter, wie lange eine Reservierung gültig bleibt, denn diese Frist ist begrenzt.

Welche Variante passt, hängt von eurem Angebotsprozess ab. Wer Angebote schon automatisiert erstellt, kann die Zahlung meist direkt anhängen. Wie so ein Ablauf insgesamt aussieht, zeigt unser Ratgeber zur automatisierten Angebotserstellung im Hotel.

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Wie baut ihr die Zahlung Schritt für Schritt ins Angebot ein?

1. Anzahlungsregel festlegen: Prozentsatz oder fester Betrag, für welche Raten und Zeiträume, und ob jede Buchung eine Anzahlung braucht oder nur ausgewählte. Schreibt die Regel so auf, dass Rezeption und Reservierung sie gleich anwenden.
2. Zahlungsanbieter und Vertrag klären: Für Kartenzahlungen braucht ihr einen Zahlungsdienstleister und einen Vertrag für Online-Zahlungen. Prüft, ob euer bestehender Kartenvertrag auch Online-Zahlungen über ein externes System abdeckt. Das ist nicht automatisch der Fall.
3. Zahlung ins Angebot und in die Mailvorlagen einbauen: Der Zahlungsbutton gehört dorthin, wo der Gast sich entscheidet: ins Online-Angebot oder in die Mail mit der Anzahlungsaufforderung. Nennt Betrag und Frist direkt daneben.
4. Reihenfolge von Bestätigung und Anzahlung festlegen: Bestätigt ihr erst nach Zahlungseingang oder sofort? Klärt, ob sich eine Anzahlung nach einer direkten Bestätigung noch nachträglich anfordern lässt.
5. Fehlerfall planen: Was passiert, wenn eine Zahlung abbricht oder abgelehnt wird? Legt fest, wer das sieht und wie der Gast einen zweiten Versuch bekommt.
6. Mit einer Testbuchung prüfen: Angebot anlegen, annehmen, bezahlen, stornieren. Erst wenn dieser Ablauf inklusive Rückerstattung klappt, geht ihr live.

Wie ihr das Angebot selbst so gestaltet, dass Gäste es gern annehmen, lest ihr im Artikel Hotelangebote, die Gäste annehmen.

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Wie landet die Zahlung im PMS und in der Buchhaltung?

Diese Frage entscheidet, ob ihr wirklich Arbeit spart. Wenn die Online-Zahlung nicht automatisch an der Reservierung im PMS hängt, muss jemand sie dort von Hand nachtragen. Fragt deshalb jeden Anbieter konkret:

• Wird die Anzahlung automatisch an der Reservierung im PMS verbucht, und für welches PMS ist das bei bestehenden Kunden im Einsatz?
• Falls nicht: Welche Information bekommt das Hotel, um die Zahlung zuzuordnen (Reservierungsnummer, Betrag, Zeitpunkt)?
• Wie laufen Rückerstattungen bei Storno?
• Welche Auszahlungsberichte bekommt eure Buchhaltung, und wie lassen sie sich mit den Bankeingängen abgleichen?

Lasst euch die Antwort für euer PMS zeigen, am besten bei einem Hotel, das die Funktion bereits nutzt. Welche weiteren Fragen ihr an eine Schnittstelle stellen solltet, haben wir in 7 Fragen zur PMS-Schnittstelle zusammengefasst.

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Was müsst ihr bei Sicherheit und Recht beachten?

Zwei Punkte gelten unabhängig vom Anbieter:

• Starke Kundenauthentifizierung: Löst ein Gast eine elektronische Zahlung aus, muss sein Zahlungsdienstleister in der Regel eine starke Kundenauthentifizierung verlangen, etwa per Freigabe in der Banking-App (Art. 97 PSD2). Ein seriöser Zahlungsanbieter bringt das mit. Für euch heißt das: Die Zahlung braucht eine eigene Zahlungsmaske, ein Formularfeld im Angebot reicht nicht.
• Keine Kartennummern per Mail: Der Standard der Kartenindustrie PCI DSS verbietet, ungeschützte Kartennummern über E-Mail, Chat oder SMS zu senden. Bittet Gäste also nie, Kartendaten in eine Antwortmail zu schreiben. Verweist auf den Zahlungslink.

Haltet außerdem eure Storno- und Anzahlungsbedingungen im Angebot fest, damit der Gast vor der Zahlung weiß, was im Fall einer Absage gilt.

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Fazit

Online-Anzahlungen sparen der Rezeption die Kontoprüfung und machen die Buchung schneller verbindlich. Damit das klappt, braucht ihr eine klare Anzahlungsregel, einen passenden Vertrag mit dem Zahlungsdienstleister, einen Zahlungsbutton an der Stelle, an der der Gast sich entscheidet, und einen geklärten Weg ins PMS. Prüft vor dem Start mit einer kompletten Testbuchung inklusive Storno, ob alles zusammenspielt.

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