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Hat das Hotel-CRM eine Schnittstelle zu eurem PMS? Mit diesen 8 Fragen prüft ihr Status, Datenfluss, Kosten und Referenzen vor der Entscheidung.
Updated:
21.10.2026
Ob ein Hotel-CRM eine Schnittstelle zu eurem PMS hat, findet ihr mit vier Fragen an den CRM-Anbieter heraus: Ist die Schnittstelle für eure PMS-Version live bei Kunden? Fließen Daten nur ins CRM oder auch zurück ins PMS? Welche Felder werden übertragen? Welche Hotels mit demselben PMS könnt ihr als Referenz anrufen?
Eine Partnerliste auf der Website eines Anbieters ist ein guter Startpunkt. Sie sagt aber wenig darüber, wie gut die Verbindung im Alltag funktioniert. Gerade bei weniger verbreiteten PMS lohnt sich ein genauer Blick. In Gesprächen mit Hoteliers hören wir, dass neue Schnittstellen auf PMS-Seite Probleme machen oder nur über einen zusätzlichen Dienstleister möglich sind. Die folgende Checkliste hilft euch, diese Punkte vor der Entscheidung zu klären.
Fragt nach dem genauen Status. "Wir sind mit dem PMS verbunden" kann bedeuten, dass bereits viele Hotels die Schnittstelle täglich nutzen. Es kann aber auch heißen, dass sie gerade gebaut wird oder dass es erst eine Absprache gibt. Lasst euch sagen, welchen Status die Schnittstelle hat.
Viele PMS gibt es in mehreren Varianten, zum Beispiel als Cloud-Lösung und als lokal installierte Version. Eine Schnittstelle zur einen Variante bedeutet nicht automatisch eine Schnittstelle zur anderen. Nennt deshalb bei der Anfrage den genauen Produktnamen und, falls bekannt, die Version eures Systems.
Hier unterscheiden sich Schnittstellen am stärksten. Manche lesen nur Daten aus dem PMS, also Gastprofile und Reservierungen. Andere schreiben auch Informationen zurück, etwa Newsletter-Abmeldungen, geänderte Einwilligungen oder Reservierungen aus angenommenen Angeboten.
Fragt konkret, welche Daten zurück ins PMS geschrieben werden. Beim Schreiben ins PMS lohnt es sich besonders, nach Hotels zu fragen, die das heute im Betrieb nutzen.
Lasst euch eine Feldliste zeigen. Für Gästemarketing sind vor allem diese Daten wichtig:
Nicht jedes PMS liefert jedes Feld, und nicht jede Schnittstelle übernimmt alles, was das PMS liefert. Fragt deshalb auch nach den Feldern, die nicht übernommen werden. Diese Antwort zeigt euch, wo ihr später an Grenzen stoßt.
Manche Schnittstellen übertragen Änderungen fast in Echtzeit, andere in festen Abständen. Für einen Newsletter an Stammgäste ist das zweitrangig. Für E-Mails vor der Anreise oder für kurzfristige Buchungen ist es wichtig. Fragt, wie schnell eine neue Reservierung oder ein geändertes Gastprofil im CRM ankommt.
Manche Schnittstellen verbinden CRM und PMS direkt. Bei anderen ist ein Dienstleister oder eine Zwischenplattform dazwischen. Beides kann funktionieren. Wichtig ist, dass ihr wisst, wen ihr anruft, wenn Daten fehlen, und wer bei einem Update des PMS prüft, ob noch alles läuft.
Klärt mit eurem PMS-Anbieter, ob er die Schnittstelle freigibt, ob dafür eine Gebühr oder ein bestimmtes Lizenzpaket nötig ist und wie lange die Freischaltung dauert. Bei lokal installierten Systemen kommen oft technische Schritte dazu, etwa eine Freigabe in der Firewall eures Hauses. Plant dafür Zeit ein und bindet euren IT-Dienstleister früh ein.
Ein einzelner Punkt ist noch kein Ausschlussgrund. Treffen mehrere zu, plant mehr Zeit für Klärung und Tests ein, bevor ihr unterschreibt.
Smart Host ist mit verschiedenen PMS verbunden. Der Funktionsumfang unterscheidet sich je nach PMS, zum Beispiel beim Umfang der übertragenen Daten oder beim Abgleichsintervall. Fragt uns deshalb nach dem Stand für euer konkretes System. Weitere Kriterien für die Auswahl findet ihr in unseren 5 Fragen zum perfekten CRM. Wie wichtig eine funktionierende Verbindung zwischen CRM und PMS für die Rezeption ist, zeigen die 5 Learnings zur Einführung eines Hotel-CRMs. Und wenn ein PMS-Wechsel ansteht, lest vorher, wie ihr historische Gästedaten beim PMS-Wechsel übernehmt.
