Gästeinteressen erfassen: So erfahrt ihr, wer wandert, golft oder entspannt

Kurz gesagt: Interessen wie Wandern, Golf oder Wellness stehen selten im PMS. Hotels erfassen sie deshalb an mehreren Stellen: mit freiwilligen Checkboxen bei der Newsletter-Anmeldung, einer kurzen Frage vor der Anreise, über gebuchte Pakete und Anwendungen und über Reaktionen auf thematische Newsletter. Jedes Interesse landet als festes Merkmal im Gästeprofil, mit Quelle und Datum.

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Warum fehlen Interessen im PMS?

Ein PMS ist für Reservierung, Zimmerverwaltung und Abrechnung gebaut. Es weiß, wer wann in welchem Zimmer zu welcher Rate war und wie viel Umsatz dabei entstanden ist. Ob ein Gast an drei von vier Tagen wandern war oder jeden Nachmittag im Spa verbracht hat, steht dort meistens nicht.

Euer Team weiß es oft trotzdem. Die Rezeption hört, welche Tour für morgen geplant ist, der Service merkt sich den Lieblingswein. Dieses Wissen bleibt aber in Köpfen oder in Freitext-Notizen und lässt sich für einen Newsletter nicht auswerten. Genau das berichten Hoteliers in Gesprächen mit uns: Sie möchten Gäste nach Wein, Wandern oder Wellness ansprechen, wissen aber nicht, wer sich wofür interessiert.

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Welche Interessen lohnen sich für euer Hotel?

Startet mit drei bis fünf Kategorien, die zu eurem Angebot passen und zu denen ihr wirklich Inhalte verschicken werdet. Für ein Ferienhotel in den Bergen könnte das so aussehen:

• Wandern und Bergsport
• Wellness und Spa
• Urlaub mit Kindern
• Kulinarik und Wein
• Golf, wenn ein Platz in der Nähe ist

Eine einfache Regel hilft beim Aussortieren: Erfasst ein Interesse nur, wenn ihr dafür mindestens eine Kampagne im Jahr plant. Legt außerdem in einem Satz fest, was zählt. "Wanderer" ist zum Beispiel, wer das selbst angegeben, ein Wanderpaket gebucht oder auf Wanderinhalte geklickt hat.

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Woher bekommt ihr die Interessen?

Es gibt sechs Quellen. Die ersten drei kosten euer Team kaum Zeit.

1. Newsletter-Anmeldung: Ergänzt das Formular um drei bis fünf freiwillige Checkboxen, etwa "Worüber möchtet ihr von uns hören?". Wer hier "Wandern" ankreuzt, sagt es euch selbst. Das ist die verlässlichste Quelle.
2. Frage vor der Anreise: In der Pre-Arrival-Mail oder im Online-Check-in fragt ihr: "Was habt ihr während eures Aufenthalts vor?" Die Antwort hilft eurem Team bei Tischreservierung oder Massageterminen und füllt gleichzeitig das Profil.
3. Gebuchte Leistungen: Ein Golfpaket, ein Wellness-Arrangement oder eine gebuchte Anwendung verraten viel. Prüft mit eurem PMS-Anbieter, ob Pakete, Raten und Zusatzleistungen pro Gast gespeichert sind und ob sie an andere Systeme übergeben werden.
4. Notizen des Teams: Ersetzt Freitext durch eine feste Auswahlliste. Ein Klick auf "Wandern" an der Rezeption lässt sich später filtern, der Satz "will morgen auf die Hütte" nicht.
5. Reaktionen auf thematische Newsletter: Schickt einen Newsletter mit klar getrennten Themenblöcken, zum Beispiel Herbstwandern, Spa-Wochen und Weinabend. Wer auf den Wanderblock klickt, bekommt das Merkmal "Wandern (aus Klick)". Lest dazu den DSGVO-Abschnitt unten.
6. Profil-Link im Newsletter: Ein Link im Fußbereich führt zu einer Seite, auf der Gäste ihre Interessen selbst anpassen.

Wie ihr aus vorhandenen PMS-Daten wie Aufenthalten, Reisegruppe und Sprache erste Segmente bildet, zeigt unser Leitfaden zur Segmentierung von Newsletter-Empfängern. Interessen sind die nächste Schicht darüber.

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Wie speichert ihr Interessen so, dass sie nutzbar bleiben?

• Ein Merkmal pro Interesse: Feste Felder oder Tags statt Freitext. Nur so könnt ihr später filtern.
• Quelle und Datum notieren: "Wandern, selbst angegeben, März 2026" ist mehr wert als "Wandern, aus Klick, September 2023". Selbst angegebene Interessen haben Vorrang vor abgeleiteten.
• Ablaufdatum festlegen: Entscheidet, nach welcher Zeit ein Interesse aus Klicks neu bestätigt werden muss. Familien mit kleinen Kindern reisen ein paar Jahre später anders.
• Ein zentrales Profil: Liegen Interessen im Newsletter-Tool und Aufenthalte im PMS, kommen beide nie zusammen. Führt sie in einem Gästeprofil zusammen, damit ihr "Wanderer, die im Herbst reisen" überhaupt auswählen könnt.

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Was sagt die DSGVO zur Erfassung von Interessen?

Interessen sind personenbezogene Daten. Daraus folgen drei praktische Punkte:

• Informieren: Gäste müssen erfahren, welche Daten ihr erhebt und wofür (Art. 13 DSGVO). Ergänzt eure Datenschutzhinweise am Anmeldeformular und in der Pre-Arrival-Mail.
• Freiwillig halten: Macht Interessenfelder optional. Die Anmeldung zum Newsletter darf nicht an der Wanderfrage scheitern.
• Klick-Auswertung prüfen: Wenn ihr aus Klicks automatisch Interessen ableitet, ist das eine Form der Profilbildung. Die deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden sehen für eingriffsintensive Profilbildung eine vorherige Einwilligung als nötig an (Orientierungshilfe Direktwerbung der DSK, Stand November 2018). Klärt mit eurem Datenschutzbeauftragten, ob eure Newsletter-Einwilligung diese Auswertung abdeckt.

Segmentierung ersetzt keine Einwilligung zum Newsletter selbst. Wann ihr ehemalige Gäste überhaupt anschreiben dürft, erklären wir im Artikel Hotel-Newsletter an ehemalige Gäste: Geht das ohne Double-Opt-in?. Dieser Abschnitt ersetzt keine Rechtsberatung.

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Wie nutzt ihr die Interessen im Newsletter?

Ein Beispiel für ein Herbst-Mailing in einem Ferienhotel:

• Gäste mit "Wandern" bekommen die Herbstwanderwochen mit geführter Hüttentour als Aufmacher.
• Gäste mit "Wellness" sehen zuerst das Spa-Arrangement.
• Gäste mit beiden Interessen bekommen beide Blöcke, sortiert nach dem zuletzt bestätigten Interesse.
• Gäste ohne erfasstes Interesse bekommen eine allgemeine Version mit klaren Themenblöcken. Ihre Klicks füllen das Profil für das nächste Mailing.

Besonders wirksam wird das in Kombination mit dem Reisezeitpunkt. Wie ihr Gäste findet, die schon einmal im Frühling oder Herbst bei euch waren, lest ihr in Nebensaison im Ferienhotel füllen.

Vergleicht nach jedem Mailing die Buchungen aus den Interessen-Segmenten mit denen aus der allgemeinen Version. So seht ihr, welche Kategorien sich lohnen und welche ihr streichen könnt.

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Fazit

Interessen müsst ihr selten mühsam recherchieren. Eure Gäste verraten sie bei der Anmeldung, vor der Anreise, über ihre Buchungen und über ihre Klicks. Entscheidend ist, dass ihr sie als feste Merkmale mit Quelle und Datum in einem zentralen Gästeprofil speichert und die DSGVO-Fragen vorab klärt. Fangt mit drei bis fünf Kategorien an und baut aus, wenn die ersten Kampagnen laufen.