Let's grow together!
Lass uns sprechen, was ihr braucht und wie wir das am besten erreichen können!
Jetzt starten
Gruppen- und Tagungsangebote ohne Copy-Paste: Mit Anfrageformular, Bausteinen, Vorlagen und Optionsfrist spart eure Rezeption täglich Zeit.
Updated:
6.11.2026
Kurz gesagt: Gruppen- und kleine Tagungsangebote erstellt ihr schneller, wenn ihr nicht jedes Angebot neu baut. Fragt alle Eckdaten über ein strukturiertes Anfrageformular ab, legt feste Bausteine für Zimmer, Verpflegung, Raum und Technik an und arbeitet mit Vorlagen pro Anlass. Für das Zimmerkontingent setzt ihr eine klare Optionsfrist. So stellt eure Rezeption ein Angebot in wenigen Schritten zusammen.
Eine Gruppe von fünf bis sieben Personen fragt per E-Mail nach Abendessen und Übernachtung. Ein Hotelier beschrieb uns genau solche Anfragen als größten Zeitfresser seiner Rezeption. In einem anderen Haus werden Gruppen- und Wochenendangebote einzeln in einem Grafikprogramm gestaltet. Beides ist nachvollziehbar, denn auf den ersten Blick sieht keine Gruppenanfrage aus wie die andere. Bei genauerem Hinsehen wiederholen sich aber die meisten Bestandteile.
Bei einer Einzelbuchung geht es um ein Zimmer, einen Zeitraum und eine Rate. Bei Gruppen kommen mehrere Ebenen zusammen:
Die meiste Zeit spart ihr vor dem eigentlichen Angebot. Ersetzt die offene Mail-Anfrage durch ein Formular auf eurer Website, das diese Punkte abfragt:
Bei Firmengruppen ist der Bucher oft eine Assistenz, die selbst nicht anreist. Wie ihr Firma, buchende Person und Gast sauber trennt, lest ihr in unserem Beitrag zu Firmenkunden und Buchern im Gästemarketing.
Legt einmal einen Baukasten an, aus dem ihr jedes Gruppenangebot zusammensetzt:
Auf dieser Basis erstellt ihr Vorlagen pro Anlass: eine für Firmentagungen, eine für Familienfeiern, eine für Vereinsausflüge. Texte, Bilder und Stornobedingungen stehen schon drin. Für eine neue Anfrage wählt ihr die passende Vorlage, tragt Daten und Personenzahl ein und passt nur noch die Abweichungen an. Wie ihr das Angebot dabei optisch ansprechender als einen PDF-Anhang gestaltet, zeigt unser Ratgeber Hotelangebote, die Gäste annehmen.
Bei Gruppen lassen sich mehrere Zimmer für dieselben Daten später kaum noch zusammenstellen. Deshalb lohnt sich hier meist eine Option im PMS mit klarem Optionsdatum. Legt intern fest:
Wann ihr blocken und wann ihr nach Live-Verfügbarkeit anbieten solltet, erklärt unser Beitrag Zimmer blocken oder Live-Verfügbarkeit.
Vorlagen nehmen euch Routine ab. Die persönliche Note setzt ihr bewusst an zwei Stellen: in einem kurzen Einleitungssatz, der den Anlass aufgreift ("Für euer Sommerfest haben wir den Saal mit Blick auf den See reserviert"), und mit einer namentlich genannten Ansprechperson im Haus. Bei Tagungen hilft ein Satz zum Ablauf des Tages, damit der Bucher das Angebot intern gut weitergeben kann.
Wenn ihr ein Angebotstool nutzt oder auswählt, prüft den Gruppenfall in der Demo konkret. Diese Fragen helfen:
Wie ihr die Angebotserstellung für Einzelanfragen automatisiert, lest ihr in unserem Ratgeber Angebotserstellung im Hotel automatisieren. Gruppen bleiben dort ein Sonderfall, für den ihr die hier beschriebenen Bausteine braucht.
Gruppen- und Tagungsangebote fühlen sich individuell an, bestehen aber zum größten Teil aus wiederkehrenden Elementen. Wer Anfragen strukturiert abfragt, einen Baukasten für Zimmer, Verpflegung und Tagung pflegt und mit Vorlagen pro Anlass arbeitet, schreibt nur noch die Abweichungen neu. Eine klare Optionsfrist sorgt dafür, dass das Kontingent nicht zu lange blockiert bleibt. Startet mit dem Anlass, der bei euch am häufigsten vorkommt, und baut die erste Vorlage dafür. Nach einigen Wochen seht ihr, welche Bausteine ihr wirklich nutzt und welche Rückfragen trotz Formular noch kommen. Diese Punkte ergänzt ihr im Formular und in der Vorlage, bevor ihr den nächsten Anlass angeht.
