Let's grow together!
Lass uns sprechen, was ihr braucht und wie wir das am besten erreichen können!
Jetzt starten
Hotel-CRM oder Mailchimp, Brevo, Klaviyo? Worin sich die Systeme unterscheiden, was der Datenimport bedeutet und wann ein Newsletter-Tool reicht.
Updated:
30.10.2026
Kurz gesagt: Ein Newsletter-Tool wie Mailchimp, Brevo oder Klaviyo verschickt E-Mails an eine Kontaktliste, die ihr selbst befüllt. Ein Hotel-CRM ist an euer PMS angebunden und kennt Aufenthalte, Zimmertyp, Buchungskanal und Umsatz jedes Gastes. Damit wählt ihr Gäste nach ihrem Buchungsverhalten aus und koppelt Mails an Anreise oder Abreise, ohne Daten selbst zu importieren.
Viele Hotels starten mit einem Newsletter-Tool. Die Anmeldung ist schnell erledigt, die Vorlagen sehen gut aus, und für den Weihnachtsnewsletter reicht es. Die Frage nach einem Hotel-CRM kommt meist später: wenn ihr nur den Gästen schreiben wollt, die im letzten Herbst da waren, oder wenn die Pre-Stay-Mail automatisch zur Anreise rausgehen soll.
Mailchimp, Brevo und Klaviyo sind branchenübergreifende E-Mail-Marketing-Tools. Sie verwalten Kontaktlisten, bieten Vorlagen und Automatisierungen und werten Öffnungen und Klicks aus. Was in der Liste steht, bestimmt ihr: Name, E-Mail-Adresse und alle Felder, die ihr selbst importiert.
Ein Hotel-CRM ist auf Hotels zugeschnitten und mit dem PMS verbunden. Es übernimmt Gästeprofile und Reservierungen, zum Beispiel An- und Abreise, Zimmertyp, Buchungskanal und Umsatz. Aus diesen Daten entsteht ein Gästeprofil mit der Aufenthaltshistorie, und darauf bauen Auswahl und Timing der Kommunikation auf.
Hier liegt der eigentliche Unterschied. Ein Newsletter-Tool weiß nur, was ihr ihm gebt. Wollt ihr Familien anschreiben, die in den Sommerferien gebucht haben, braucht ihr dafür einen Export aus dem PMS, eine Bereinigung und einen Import. Das funktioniert, solange jemand im Team diese Schritte regelmäßig erledigt.
Ein Hotel-CRM bekommt diese Informationen über die Schnittstelle. Bucht ein Gast neu, landet die Reservierung im Profil, und die Mail vor der Anreise geht zum richtigen Zeitpunkt raus. Welche Felder genau übertragen werden, hängt vom PMS ab. Deshalb lohnt es sich, die Schnittstelle vor der Entscheidung genau zu prüfen. Eine Checkliste dafür findet ihr in unserem Artikel zur PMS-Schnittstelle beim Hotel-CRM.
Nehmt an, ihr wollt im Februar die Gäste anschreiben, die im vergangenen Herbst mindestens drei Nächte gebucht haben und direkt über eure Website kamen. Mit einem Newsletter-Tool bedeutet das: Reservierungen aus dem PMS exportieren, nach Zeitraum, Aufenthaltsdauer und Buchungskanal filtern, die Liste mit den Newsletter-Abonnenten abgleichen, Dubletten entfernen und importieren. Beim nächsten Mailing beginnt das von vorn, weil inzwischen neue Buchungen dazugekommen sind.
In einem Hotel-CRM liegen diese Informationen im Gästeprofil. Ihr legt die Auswahl einmal als Segment an, und neue Gäste, die die Bedingungen erfüllen, kommen automatisch dazu. Das spart Zeit beim Versand und verringert Fehler, etwa wenn ein Gast in zwei Listen mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen steht oder ein Stammgast versehentlich das Angebot für Erstbucher bekommt.
Ja, technisch lässt sich vieles nachbauen. Ein Hotelier beschrieb uns, dass er täglich Daten aus seinem PMS in Brevo importiert und rund 60 Automatisierungen selbst gebaut hat. Das zeigt, was möglich ist, und auch, was es kostet: Jemand muss den Import überwachen, Fehler finden, neue Felder einbauen und die Automatisierungen anpassen, wenn sich Raten oder Abläufe ändern.
Ein anderer Hotelier formulierte es so: Ein Newsletter-Tool erkennt Buchungslücken oder Gästeverhalten nicht von selbst, dahinter steckt Arbeitszeit. Entscheidend ist deshalb, wer es dauerhaft betreut.
Sobald Gästedaten in zwei Systemen liegen, müsst ihr Einwilligungen und Abmeldungen abgleichen. Meldet sich ein Gast im Newsletter-Tool ab, sollte das auch dort ankommen, wo ihr die nächste Kampagne plant. Bei manuellen Importen besteht sonst das Risiko, dass abgemeldete Gäste über einen neuen Import wieder in der Liste landen. Was rechtlich bei Newslettern an ehemalige Gäste gilt, erklären wir im Artikel Hotel-Newsletter an ehemalige Gäste ohne Double-Opt-in.
Ein Newsletter-Tool kann genügen, wenn ihr wenige Mailings im Jahr an alle Abonnenten schickt, keine Mails zur Anreise oder Abreise automatisieren wollt und die Auswahl nicht von Aufenthalten abhängt. Das betrifft eher kleine Häuser mit wenig Stammgastgeschäft. Auch für einen ersten Test, ob eure Gäste auf Mails reagieren, kann ein Newsletter-Tool reichen. Wichtig ist dann, dass ihr Einwilligungen von Anfang an sauber dokumentiert, damit ihr die Liste später ohne Verlust in ein anderes System übernehmen könnt.
Sobald ihr Gäste nach Saison, Zimmertyp oder Buchungskanal auswählen wollt, steigt der Pflegeaufwand. Wie eine solche Auswahl aussieht, zeigt unser Leitfaden zum Segmentieren von Newsletter-Empfängern.
Smart Host ist ein Hotel-CRM, das an euer PMS angebunden wird und Gästeprofile und Reservierungsdaten automatisch übernimmt. Welche Felder übertragen werden, hängt vom jeweiligen PMS ab. Das klären wir vor dem Start gemeinsam mit euch.
Newsletter-Tool und Hotel-CRM verschicken beide E-Mails. Der Unterschied liegt in den Daten: Ein Hotel-CRM kennt die Aufenthalte eurer Gäste über das PMS, ein Newsletter-Tool nur das, was ihr importiert. Rechnet deshalb neben der Lizenz auch die Zeit für Importe und Pflege mit ein.
