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Worauf achten beim Vergleich von Hotel-CRM-Anbietern? 8 Kriterien von PMS-Anbindung bis Gesamtkosten, mit Fragen für Demo und Referenzcall.
Updated:
10.11.2026
Kurz gesagt: Vergleicht Hotel-CRM-Anbieter anhand von acht Kriterien: eure Ziele, die Anbindung an PMS und weitere Systeme, die Datenqualität nach dem Import, die Bedienung im Alltag, Einführung und Support, die Gesamtkosten der ersten zwei Jahre, Referenzen von Häusern wie eurem und den Datenschutz. Der Preis allein sagt wenig darüber, ob das System bei euch funktioniert.
Zwei oder drei Angebote liegen auf dem Tisch, und jedes rechnet anders: pro Zimmer, pauschal oder nach Modulen. Schnell wird der Preis zum einzigen Vergleichspunkt. Ein Hotelier fragte uns im Gespräch ganz direkt: "Warum sollten wir uns für euch entscheiden und nicht für einen Konkurrenten, außer preislich?" Genau diese Frage solltet ihr jedem Anbieter stellen.
Acht Kriterien entscheiden, ob ein Hotel-CRM zu eurem Haus passt. Die Tabelle zeigt sie auf einen Blick, die Abschnitte darunter erklären, was ihr in Demo und Angebot fragt.
Schreibt vor der ersten Demo auf, wofür ihr das System nutzen wollt. Typische Ziele in Ferienhotels sind ein regelmäßiger Newsletter an Stammgäste, automatische Mails vor und nach dem Aufenthalt, schnellere Angebote auf Anfragen und Auswertungen, welche Kampagnen Buchungen bringen. Mit dieser Liste erkennt ihr schnell, ob ein Anbieter eure Aufgaben abdeckt oder euch Funktionen verkauft, die ihr nie nutzt. Seid ihr noch unsicher, ob es überhaupt ein Hotel-CRM sein muss? Dann hilft unser Vergleich Mailchimp, Brevo, Klaviyo oder Hotel-CRM.
Tipp: Schickt die Zielliste vorab an jeden Anbieter und bittet darum, die Demo danach aufzubauen.
Die Anbindung ans PMS ist das wichtigste technische Kriterium. Fragt nach dem genauen Status der Schnittstelle für eure PMS-Version, nach der Richtung des Datenflusses und nach der Liste der übertragenen Felder. Eine Schnittstelle zu Protel On-Premise heißt zum Beispiel nicht automatisch, dass es auch eine zu Protel Cloud gibt. Die wichtigsten Prüffragen haben wir in PMS-Schnittstelle prüfen: 7 Fragen, bevor ihr ein Hotel-CRM auswählt gesammelt.
Ein Hotel-CRM ist nur so gut wie die Daten, die es aus dem PMS bekommt.
Denkt auch an die Systeme neben dem PMS: Restaurant-Reservierung, Kasse, Spa-Software, Gutscheinshop. Fragt, welche davon heute schon bei anderen Hotels angebunden sind und welche nur "möglich" wären.
Tipp: Lasst euch die Feldliste schicken, bevor ihr unterschreibt.
Wie gut die Datenqualität ist, seht ihr erst mit euren eigenen Daten. In vielen PMS stecken Dubletten: derselbe Gast mit zwei E-Mail-Adressen, Firmenbuchungen unter dem Namen der Assistenz, Familien unter einem Profil. Fragt, wie das CRM Profile zusammenführt und was mit Datensätzen passiert, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen.
Tipp: Wählt zehn Stammgäste aus, die euer Team gut kennt, und prüft in der Testphase, ob Aufenthalte, Umsätze und Einwilligungen im CRM stimmen.
Entscheidend ist, ob die Leute das System bedienen können, die später täglich damit arbeiten. Ein Hotelier sagte uns, kein Hotel nutze mehr als 20 bis 30 % eines Systems. Bittet in der Demo deshalb darum, drei eurer typischen Aufgaben live durchzuspielen: einen Newsletter an alle Gäste aus dem letzten Sommer, eine Gästeliste für die Rezeption, ein Angebot für eine Familienanfrage. Sind Rezeption und Marketing bei euch dieselbe Person, zählt Bedienbarkeit mehr als jede Zusatzfunktion.
Tipp: Lasst die Person mittesten, die später damit arbeitet, und fragt nach der Demo zuerst sie nach ihrem Eindruck.
Lasst euch den Ablauf der Einführung schriftlich geben, mit klaren Rollen: Wer richtet die PMS-Anbindung ein, wer baut Vorlagen und Automationen, wie wird geschult, wann geht die erste Kampagne raus? Klärt, wie viel Zeit euer Team einplanen muss und ob die Einführung in eure Saison passt. Fragt außerdem nach dem Support: Wann ist er erreichbar, auch am Wochenende, und ist er im Preis enthalten? Was bei Einführungen in der Praxis zählt, zeigen unsere 5 Learnings zur Einführung eines Hotel-CRMs.
Tipp: Legt den Start in eine ruhige Phase, zum Beispiel in die Zwischensaison oder den Betriebsurlaub.
Vergleicht die Gesamtkosten der ersten zwei Jahre, erst dann werden Angebote mit unterschiedlichen Preismodellen vergleichbar. Fragt nach:
So seht ihr, ob ein günstiger Einstiegspreis durch Zusatzbausteine später teurer wird. Wie ihr die Investition intern begründet, lest ihr in Wie überzeugt ihr die Geschäftsführung von einem Hotel-CRM?
Tipp: Tragt alle Angebote in eine Tabelle mit denselben Zeilen ein. Leere Felder fragt ihr gezielt nach.
Ein System für internationale Ketten bringt viele Einstellungen mit, die ein familiengeführtes Ferienhotel mit 60 Zimmern nicht braucht. Umgekehrt stößt ein sehr einfaches Tool schnell an Grenzen, wenn ihr Gäste nach Aufenthalten, Interessen und Sprache segmentieren wollt. Fragt, wie viele Kunden der Anbieter in eurer Größe und Region betreut, und bittet um zwei Referenzhotels mit eurem PMS. Dort fragt ihr, wie lange die Einführung gedauert hat, welche Daten fehlen, wie schnell Probleme gelöst werden und ob sie sich wieder für den Anbieter entscheiden würden.
Ein Telefonat mit einem anderen Hotel zeigt oft mehr als jede Präsentation.
Tipp: Ruft das Referenzhotel ohne den Anbieter in der Leitung an.
Ein Hotel-CRM verarbeitet personenbezogene Daten in eurem Auftrag, dafür braucht ihr einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung. Fragt außerdem, wo die Daten gespeichert werden und wie Newsletter-Einwilligungen und Abmeldungen zwischen PMS, CRM und Versandtool abgeglichen werden. Wie das im Alltag aussieht, zeigt unser Artikel Newsletter-Abmeldung im Hotel: So greift sie in PMS, CRM und Newsletter-Tool.
Tipp: Spielt in der Testphase eine Abmeldung durch und prüft, ob sie in allen Systemen ankommt.
Der Preis ist nur ein Teil von Kriterium 6. Entscheidend ist, ob das Hotel-CRM eure Daten zuverlässig aus dem PMS bekommt, ob euer Team es im Alltag bedienen kann und ob Einführung und Gesamtkosten zu eurem Haus passen. Geht mit einer schriftlichen Zielliste in die Demos, testet mit euren eigenen Daten und ruft Referenzhotels an. Dann trefft ihr die Entscheidung auf Basis von Fakten.
Probiert die Checkliste direkt bei uns aus: Demo anfragen →
