Let's grow together!
Lass uns sprechen, was ihr braucht und wie wir das am besten erreichen können!
Jetzt starten
Wofür beim Hotel-Newsletter die meiste Zeit draufgeht und wie ihr sie mit Jahresplan, Vorlagen und automatischen Empfängerlisten spart.
Updated:
12.11.2026
Kurz gesagt: Wie viel Zeit ein Hotel-Newsletter kostet, hängt vor allem an der Vorbereitung: Themen finden, Empfängerlisten aus dem PMS exportieren und Freigaben einholen. Schneller geht es mit einem Jahresplan, festen Vorlagen, Empfängerlisten, die sich automatisch aus dem PMS aktualisieren, und klaren Rollen mit fester Freigabefrist.
"Angst ist immer, dass man sich alle zwei Wochen 3 Stunden an den Newsletter setzt." So hat es uns ein Hotelier im Gespräch beschrieben. Andere Häuser bauen ihren Newsletter noch in einer Word-Vorlage. Der Aufwand ist real, er verteilt sich aber auf einzelne Schritte, und jeder davon lässt sich abkürzen.
Für die Vorbereitung: Themensuche, Empfängerliste und Freigabe ziehen sich am längsten, weil sie von anderen Personen oder Systemen abhängen. Der Text selbst ist oft der kleinere Teil. So verteilt sich die Arbeit:
Wie viele Minuten das bei euch sind, hängt davon ab, wie viele dieser Schritte manuell laufen. Eine belastbare Branchenzahl für Hotels haben wir nicht gefunden.
Tipp: Notiert bei den nächsten zwei Ausgaben für jeden Schritt die Minuten. Danach seht ihr schwarz auf weiß, wo sich eine Abkürzung am meisten lohnt.
Ein Jahresplan nimmt euch die Frage "Worüber schreiben wir diesmal?" ab, weil die Anlässe schon feststehen. Legt einmal im Jahr fest, was ihr bespielt: Saisonstart, Feiertage, Events in der Region, Angebote für die Nebensaison. Pro Quartal reicht dann ein kurzer Termin, um die Inhalte zu konkretisieren.
Wer jedes Mal bei null anfängt, verliert die meiste Zeit vor dem ersten Satz.
Themen und Zielgruppen für jeden Monat findet ihr in eurem Contentkalender für 2026.
Tipp: Tragt die Anlässe direkt in den Kalender ein, den das ganze Team sieht. Dann weiß auch die Küche, wann sie ihr neues Menü liefern sollte.
Mit einem festen Layout tauscht ihr pro Ausgabe nur noch Inhalte aus. Baut wiederkehrende Blöcke: Begrüßung, Hauptthema, ein bis zwei Angebote, Veranstaltungshinweis, Fußzeile.
Für den ersten Textentwurf helfen KI-Tools. Erprobte Vorlagen findet ihr in den 5 KI-Prompts für euren Hotel-Newsletter. Prüft jeden Entwurf vor dem Versand auf Fakten, Preise und euren Tonfall.
Bei mehreren Sprachen spart die Reihenfolge am meisten: Schreibt den Text erst in der Hauptsprache fertig, lasst ihn freigeben und übersetzt danach. Sonst zieht ihr jede Korrektur in allen Fassungen nach. Für kleinere Sprachgruppen reichen oft wenige Ausgaben im Jahr, etwa zum Saisonstart.
Tipp: Legt eine Liste mit festen Begriffen und ihrer Übersetzung an, zum Beispiel für Zimmerkategorien, Pakete und Wellnessangebote. Die nutzt ihr bei jeder Ausgabe wieder.
Indem euer Newsletter-Tool oder Hotel-CRM direkt auf die PMS-Daten zugreift. Dann entfällt der Export mit allem, was daran hängt: Abmeldungen übertragen, Dubletten entfernen, Spalten anpassen. Zielgruppen wie Familien oder Stammgäste definiert ihr einmal und nutzt sie für jede Ausgabe wieder. Wie ihr solche Gruppen aufbaut, zeigt der Leitfaden zum Segmentieren eurer Newsletter-Empfänger.
Auch bei der Auswertung reicht eine Kennzahl, die wirklich etwas über den Erfolg sagt: die Buchungen, die dem Newsletter zugeordnet werden können. Wie das auch bei Buchungen per Telefon gelingt, beschreibt unser Artikel Telefon, Laptop, Cookie-Banner: So ordnet ihr Newsletter-Buchungen trotzdem richtig zu.
Tipp: Fragt euren Anbieter, ob Abmeldungen automatisch zwischen PMS und Newsletter-Tool abgeglichen werden. Wenn nicht, bleibt der Export ein Pflichtschritt mit Fehlerrisiko.
Drei feste Rollen reichen, damit kein fertiger Newsletter tagelang liegen bleibt:
Tipp: Vereinbart, dass ohne Rückmeldung bis zum Termin der geplante Inhalt gilt. Diese eine Regel spart oft mehr Zeit als jedes Tool.
Smart Host ist ein Hotel-CRM, das Gäste- und Reservierungsdaten über die Schnittstelle zum PMS übernimmt. Der Export und Import von Empfängerlisten entfällt damit. Bei der Einrichtung erhält jedes Hotel einen vorgefertigten Kampagnenplan, der zweimal im Jahr neu erstellt wird.
Hotels, die die Erstellung ganz abgeben möchten, können den Kampagnen-Assistenten buchen. Dann erstellt das Smart-Host-Team die Newsletter nach einem abgestimmten Plan und schickt vor dem Versand eine Testmail zur Freigabe. Wie das im Alltag eines Stadthotels aussieht, zeigt unsere Case Study Esplanade Dortmund.
Tipp: Geht den Kampagnenplan direkt nach der Einrichtung einmal mit dem Team durch und markiert, wo eure eigenen Anlässe fehlen. Dann ist der Plan von Anfang an euer Plan.
Der Zeitaufwand für einen Hotel-Newsletter sinkt, sobald ihr ihn Schritt für Schritt anschaut. Ein Jahresplan verkürzt die Themensuche, Vorlagen beschleunigen das Schreiben, eine PMS-Schnittstelle ersetzt den Listenexport und eine feste Freigabefrist beendet das Warten. Messt euren Aufwand bei den nächsten zwei Ausgaben und fangt mit dem Schritt an, der am meisten Zeit frisst.
Wenn ihr sehen wollt, wie ein Newsletter mit PMS-Daten und fertigem Kampagnenplan entsteht: Demo anfragen →
